Já ouviu falar em aging list? Se já se viu em meio a uma confusão de títulos a pagar e receber na sua organização, saiba que você não está sozinho. Mas não se preocupe, o aging list é uma ferramenta que pode ajudar.
Mas o que é isso, exatamente? Essa ferramenta lista as contas a pagar e receber de acordo com a ordem cronológica de vencimento. Assim, ajuda a manter o equilíbrio financeiro, honrar compromissos e controlar a inadimplência dos clientes.
Neste artigo, vamos desvendar tudo sobre o aging list: o que é, quais seus benefícios e como implementá-lo em sua empresa.
O que é aging list?
O aging list, que também é chamado de relatório de contas a pagar e a receber, é um relatório financeiro que detalha os saldos devedores e credores de uma empresa, conforme sua ordem cronológica de vencimento.
Traduzindo o termo do inglês, significa “lista de envelhecimento”, e seu objetivo é revelar quanto tempo cada conta está em aberto, desde a emissão da nota fiscal até o pagamento ou recebimento.
Para que serve o aging list?
O aging list é essencial para a gestão de recebíveis eficaz de uma empresa. Essa ferramenta permite que o gestor financeiro organize as contas a receber de acordo com a idade do débito.
Por exemplo, as contas podem ser divididas em faixas de tempo como: 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e mais de 90 dias.
Essa classificação facilita a identificação das pendências mais antigas, ajudando na tomada de decisões sobre quais contas necessitam de ações imediatas, de acordo com o processo de cobrança, ou negociações para acelerar o recebimento.
Quais tipos de empresas precisam da lista de envelhecimento?
A lista de envelhecimento é uma ferramenta valiosa para empresas de diversos portes e segmentos, especialmente para aquelas que:
- têm um alto volume de contas a pagar e a receber;
- trabalham com prazos de pagamento variados; ou
- simplesmente desejam melhorar a gestão financeira.
Para quem lida com um volume alto de contas, a ferramenta facilita a organização e o acompanhamento delas, prevenindo inadimplências e otimizando o fluxo de caixa.
As empresas que concedem prazos de pagamento diferenciados para seus clientes precisam ter um controle preciso das datas de vencimento, o que o aging list proporciona.
Por fim, para qualquer empresa, a ferramenta oferece informações importantes para a análise da saúde financeira, auxiliando na identificação de pontos de melhoria e na tomada de decisões estratégicas.
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Quais são os benefícios da aging list?
A lista de envelhecimento oferece diversos benefícios para a empresa, como:
- Visão cronológica das transações: permite visualizar o histórico dos pagamentos e recebimentos ao longo do tempo;
- Identificação de padrões: auxilia na identificação de padrões nos pagamentos e recebimentos, o que pode ser útil para tomar decisões estratégicas;
- Análise da saúde financeira: permite analisar a saúde financeira da empresa e identificar pontos de atenção;
- Previsão do fluxo de caixa: facilita a previsão do fluxo de caixa, auxiliando na tomada de decisões financeiras;
- Redução de custos: permite identificar oportunidades para reduzir custos, como juros por atraso no pagamento.
Qual a diferença entre aging list e fluxo de caixa?
A aging list e o fluxo de caixa são ferramentas complementares na gestão financeira. A principal diferença é o foco: a primeira classifica contas por ordem de vencimento, enquanto o segundo abrange todas as movimentações financeiras em um período específico.
Por exemplo, imagine que uma empresa tem uma lista de envelhecimento com faturas de clientes vencendo em 30, 60 e 90 dias.
O fluxo de caixa, por sua vez, incluiria todas as entradas e saídas de dinheiro nesse mesmo período.
Eles são complementares porque, enquanto a lista de envelhecimento mostra que uma determinada fatura está atrasada há 60 dias, por exemplo, e o fluxo de caixa indica o impacto dessa conta não paga no caixa diário.
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Como fazer o aging list?
Existem duas maneiras principais de criar um aging list: manualmente com planilhas ou com o auxílio de um software de gestão financeira com essa funcionalidade.
Com a planilha, você pode começar organizando as informações como o nome do cliente ou fornecedor, tipo de duplicata, data de vencimento, situação e, claro, o valor de cada fatura.
Então, separe as contas em grupos conforme os períodos de atraso, como 0-30 dias, 31-60 dias, e assim vai.
No entanto, esse procedimento demanda muito tempo e atenção da equipe, e em muitos casos se torna até inviável, devido ao volume de contas.
Mas, seja em qualquer for o cenário, é sempre preferível ter mais eficiência nos processos, especialmente nos dias atuais, não é mesmo?
Por isso, um software automatizado pode gerenciar esses dados e atualizá-los em tempo real, liberando as equipes para outras atividades.
Quais informações não podem faltar no aging list?
Para que a lista seja realmente útil para a gestão financeira da empresa, ela precisa conter informações corretas e completas. São elas:
- Nome do cliente/fornecedor;
- Número da fatura/duplicata;
- Data de emissão;
- Data de vencimento:;
- Valor da conta;
- Status do pagamento;
- Períodos de atraso;
- Total por período;
- Observações adicionais (qualquer informação relevante que possa influenciar no processo de cobrança ou pagamento).
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Aqui na Neofin, entendemos que o processo de cobrança não é simples, pois envolve múltiplas variáveis, como o perfil e intenção do devedor, periodicidade, valores, canal de comunicação, entre muitas outras.
Contudo, acreditamos que existe uma nova maneira de fazer cobranças, de forma integrada com todos os bancos e ERPs, e trazendo inteligência por meio de:
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- entendimento do perfil de cada devedor; e
- definição da melhor maneira e canal de comunicação para cada um deles.
Por isso, criamos um sistema de gestão de cobrança completo, com o objetivo de maximizar os recebimentos dos nossos clientes e reduzir a sua inadimplência em até 60%!
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Conclusão
Em resumo, o aging list é uma ferramenta essencial para empresas que buscam aprimorar a gestão financeira e de cobranças.
Esse processo ajuda a entender o quanto a empresa precisa receber e o que deve ser pago em cada intervalo de tempo.
O resultado é um melhor controle dos recursos financeiros, evitando atrasos nos pagamentos e apoiando na busca por oportunidades de economizar.
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