A gestão de cobranças é uma das tarefas mais desafiadoras para empresas de todos os portes. Atrasos nos recebíveis podem comprometer o fluxo de caixa e impactar a saúde financeira de um negócio.
A assessoria de cobrança surge como uma solução estratégica para recuperar créditos e manter a sustentabilidade empresarial. Mas, afinal, como escolher a assessoria certa e garantir uma parceria eficiente? Confira as orientações abaixo.
O que é uma Assessoria de Cobrança?
Uma assessoria de cobrança é uma empresa especializada em recuperar valores pendentes de pagamento de forma eficiente e estratégica. Diferentemente de equipes internas, que muitas vezes carecem de tempo ou experiência, a assessoria atua com processos estruturados, tecnologia avançada, como um sistema de cobrança automatizado, e abordagens específicas para diferentes tipos de clientes.
Essas empresas também são especializadas em gestão de recebíveis, auxiliando desde cobranças preventivas até processos administrativos e, em alguns casos, trabalhando em conjunto, muitas vezes, com escritórios de advocacia para ações judiciais.
Por que investir em uma assessoria de cobrança?
Recuperar valores de clientes inadimplentes vai muito além de realizar cobranças. Uma assessoria eficiente oferece:
- Estratégias personalizadas: Identificação do perfil do cliente e abordagem adequada.
- Automação de processos: Uso de tecnologia para otimizar etapas como envio de notificações e controle da régua de cobrança.
- Especialização jurídica: Acompanhamento de legislações que regem cobranças.
- Gestão de relatórios: Transparência no acompanhamento de resultados.
Esses elementos ajudam as empresas a recuperar valores sem comprometer o relacionamento com seus clientes.
Como uma assessoria de cobrança trabalha para recuperar dívidas?
O processo de recuperação de dívidas é baseado em etapas organizadas e estratégias bem definidas. Ele geralmente inclui:
- Diagnóstico inicial: Identificação do perfil dos devedores e análise da carteira.
- Estratégia personalizada: Definição de uma régua de cobrança automatizada, adaptando a comunicação ao tipo de cliente.
- Ações preventivas: Envio de lembretes e notificações antes do vencimento.
- Contato ativo: Telefonemas, e-mails e mensagens direcionadas para regularizar a situação do cliente.
- Encaminhamento jurídico: Caso necessário, a assessoria trabalha em conjunto com advogados para processos judiciais.
Essas etapas são otimizadas com o uso de sistemas de cobrança automatizados, que garantem eficiência e redução de erros.
5 Passos para Escolher a Empresa de Cobrança Certa Para Sua Empresa
Ao contratar uma empresa de cobrança, é crucial tomar decisões bem fundamentadas para assegurar uma colaboração eficaz e vantajosa. Com base em práticas amplamente utilizadas e insights especializados, destacamos cinco passos para orientar sua escolha.
1. Entenda o perfil da sua carteira de clientes
Antes de buscar uma empresa de cobrança, analise detalhadamente o perfil de sua carteira. Elementos como ticket médio, estágio da inadimplência e tipo de cliente (B2B ou pessoa física) influenciam na escolha. Um escritório especializado em cobrança B2B, por exemplo, pode ser mais adequado para lidar com empresas, enquanto outros podem ter maior experiência com consumidores finais.
Além disso, é fundamental garantir que a empresa contratada alinhe suas estratégias às particularidades de seus clientes. Empresas que utilizam um sistema de cobrança automatizado podem adaptar melhor suas soluções, maximizando os resultados.
2. Esteja disposto a terceirizar de forma estruturada
O sucesso na parceria com uma assessoria de cobrança depende de um engajamento claro. Isso significa:
- Estruturar processos internos antes da contratação.
- Fornecer informações precisas e completas para o parceiro.
- Estabelecer uma relação de ganha-ganha, onde o objetivo principal é a recuperação de valores de forma eficiente.
Uma empresa de cobrança moderna utiliza ferramentas de cobrança avançadas para personalizar abordagens e melhorar a gestão dos recebíveis.
3. Busque referências de clientes satisfeitos
Investigue o histórico da empresa que você pretende contratar. Saber como outros clientes foram tratados e quais resultados foram alcançados é fundamental para evitar surpresas. Solicite depoimentos ou estudos de caso que comprovem a eficácia da assessoria.
Empresas que fazem a gestão de recebíveis completa geralmente possuem portfólios robustos e indicadores que validam a qualidade de seus serviços.
4. Avalie os métodos de monitoramento de qualidade
A abordagem utilizada pela assessoria de cobrança impacta diretamente no relacionamento com seus clientes. Por isso, é essencial verificar se:
- Existem scripts personalizados para as cobranças da sua empresa.
- Há supervisão de qualidade na interação com os devedores.
- As práticas estão alinhadas com os valores da sua empresa.
Você pode, inclusive, utilizar um CRM de cobrança interno para monitorar o trabalho da empresa de cobrança. Assim, seus agentes utilizam o CRM para registrar as interações com os clientes e você monitora as abordagens sem ter que ficar perguntando pra eles.
5. Verifique a inteligência e as estratégias utilizadas
Empresas de cobrança que operam sem estratégias e processos inteligentes ficam para trás. Prefira parceiros que:
- Possuam CRM de cobrança para centralizar informações.
- Ofereçam segmentação de carteiras e abordagens personalizadas.
- Usem a tecnologia para priorizar devedores e otimizar os recursos.
Um exemplo de inovação é usar ferramentas que analisam o comportamento dos clientes para aumentar as taxas de sucesso.
Quanto custa contratar uma assessoria de cobrança?
O custo para contratar uma assessoria de cobrança varia dependendo de fatores como:
- Volume de dívidas: Carteiras maiores ou mais complexas podem demandar mais recursos.
- Tipo de serviço: Alguns contratos incluem apenas cobranças administrativas, enquanto outros podem englobar a gestão completa dos recebíveis.
- Modelo de cobrança: É comum que a assessoria trabalhe com taxas baseadas no valor recuperado (success fee), geralmente entre 8% e 30% do montante recuperado.
Boas práticas para gerenciar sua assessoria de cobrança
Depois de contratar uma assessoria, é fundamental manter uma gestão ativa da parceria. Veja algumas práticas recomendadas:
1. Definir responsabilidades
Embora a assessoria seja responsável por cobrar, a empresa contratante precisa garantir que os dados estejam corretos e atualizados. Isso inclui informações sobre vencimentos, valores e contratos.
2. Monitorar a régua de cobrança
A régua de cobrança é uma ferramenta poderosa para manter a organização. Ela deve:
- Enviar lembretes antes do vencimento.
- Escalonar mensagens conforme o atraso.
- Definir ações específicas para clientes recorrentes ou inadimplentes crônicos.
3. Promover feedback constante
Além dos resultados financeiros, a assessoria deve fornecer insights sobre:
- Problemas com os produtos ou serviços que geraram insatisfação.
- Melhorias nos processos de vendas para reduzir inadimplências futuras.
4. Acompanhar relatórios de performance
Exija relatórios claros e detalhados. Informações como status das cobranças, canais utilizados e acordos firmados devem ser disponibilizadas regularmente.
Quais são as garantias de sucesso na recuperação da dívida?
Embora nenhuma assessoria possa garantir 100% de sucesso, alguns fatores aumentam significativamente as chances de recuperação:
- Dados atualizados: Uma base de dados precisa é essencial para o sucesso de qualquer cobrança.
- Régua de cobrança eficiente: Mensagens programadas e personalizadas aumentam as taxas de resposta.
- Tecnologia de ponta: Já falamos anteriormente, mas vale o reforço de que uma empresa de cobrança que não usa um sistema de cobrança automatizado, tem muito menos chances de sucesso na recuperação de dívidas.
- Experiência e especialização: Assessorias com histórico comprovado em seu setor oferecem maior segurança.
Ao seguir essas diretrizes e escolher uma assessoria que priorize cobranças B2B, sua empresa pode aumentar consideravelmente as chances de sucesso na recuperação de dívidas.
Ter um Sistema de Cobrança ou Contratar uma Empresa de Cobrança Terceirizada?
Essa é uma dúvida comum que pode impactar diretamente os resultados financeiros de um negócio. Ambas as soluções, um sistema de cobrança interno ou a contratação de uma empresa terceirizada, apresentam vantagens específicas e podem, inclusive, ser complementares para maximizar a eficiência no processo de recuperação de dívidas.
Quando optar por uma assessoria de cobrança terceirizada?
As empresas de cobrança terceirizada, ou assessorias de cobrança, são especializadas na recuperação de débitos e contam com equipes altamente treinadas para lidar com inadimplências complexas. Elas são particularmente úteis para:
- Dívidas com maior tempo de atraso: A expertise em negociar e contornar objeções aumenta as chances de recuperação.
- Casos jurídicos: Muitas assessorias oferecem suporte para ações judiciais quando necessário.
- Gestão de grandes carteiras: O foco exclusivo na cobrança permite às empresas contratantes direcionarem seus esforços para outras áreas estratégicas.
Apesar dessas vantagens, o custo associado às taxas de sucesso das assessorias pode ser mais elevado, especialmente em casos de débitos de grande valor. Por isso, essa solução é ideal para situações mais críticas, em que o retorno financeiro compensa o investimento.
Por que investir em um sistema de cobrança interno?
Um sistema de cobrança automatizado oferece controle e personalização que são essenciais para empresas que lidam com dívidas de menor complexidade ou com menos tempo de atraso. Entre os benefícios, destacam-se:
- Controle total: A gestão interna permite a personalização das estratégias de cobrança e uma abordagem mais alinhada ao relacionamento com o cliente.
- Agilidade e flexibilidade: Com fluxos adaptados às necessidades da empresa, como foco em melhores datas para envio de lembretes, a operação ganha em eficiência.
- Análise de dados em tempo real: Relatórios detalhados e atualizados permitem ajustes rápidos nas estratégias, otimizando as taxas de recuperação.
- Redução de custos a longo prazo: O investimento inicial em uma plataforma de cobrança pode gerar economias significativas, especialmente para altos volumes de débitos.
A melhor escolha: combinar ambas as soluções
Embora essas opções sejam frequentemente apresentadas de forma isolada, o ideal é utilizá-las de maneira integrada. Um sistema interno de cobrança e uma assessoria de cobrança podem trabalhar juntos para potencializar os resultados:
- Cobrança interna: Foco em inadimplências recentes e estratégias preventivas.
- Cobrança terceirizada: Especialização em dívidas antigas e complexas.
Essa combinação permite a organização da carteira de devedores e a definição de prioridades para cada caso, otimizando o tempo e os recursos investidos. Além disso, a integração dessas soluções garante que o processo de gestão de recebíveis seja eficiente de ponta a ponta.
Como a Neofin Potencializa o Trabalho das Assessorias de Cobrança
A Neofin é um parceiro estratégico para empresas que buscater um sistema de cobrança interno trabalhando em conjunto com uma assessoria de cobrança terceirizada. Aqui estão alguns dos pontos positivos que a Neofin entrega:
CRM de cobrança:
- Gestão eficiente das cobranças.
- Registro detalhado de contatos e conversas com devedores.
- Análise de indicadores de cobrança para maior visibilidade.
Régua de cobrança inteligente:
- Cadências personalizadas para cada cliente.
- Utilização de múltiplos canais (WhatsApp, e-mail, SMS).
- Mensagens automatizadas com tons de voz ajustados ao perfil de pagamento.
Protesto digital:
- Processo desburocratizado para inadimplentes.
- Aumento significativo na taxa de recuperação.
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