Se o seu setor financeiro enfrenta atrasos frequentes no fechamento mensal, acumula pilhas de papel ou demanda muitas horas extras da equipe, é hora de repensar seus processos.
Meu nome é Leandro Sarmento, sou co-fundador e CTO da Neofin e, neste artigo, vamos explorar como a união entre finanças e tecnologia pode turbinar seu fluxo de contas a receber, automatizando operações manuais e otimizando a produtividade do seu time.
1. Digitalize seus Métodos de Pagamento
Se a sua empresa ainda envia o boleto impresso anexo com o pacote ou pelo correio, saiba que você pode estar contribuindo para uma taxa alta de inadimplência. Tudo bem enviar o boleto impresso junto com a mercadoria ou pelos correios, alguns clientes mais tradicionais até preferem. Mas você corre o risco do boleto ser rasgado, molhado num dia de chuva ou até extraviado.
Assim você abre uma janela para que seu cliente atrase o pagamento ou nem sequer pague.
Se for um cliente de má-fé, vai fingir que nada aconteceu, esperar que você pegue o documento em aberto – ou já vencido – no momento do fechamento e aguardar o seu contato ativo para pagar o valor devido. Já o cliente de boa fé vai entrar em contato com você ou alguém do seu time, vai solicitar uma segunda via e se já estiver vencido vai pedir para emitir novamente tirando as multas e os juros visto que, no final das contas, não foi culpa dele.
Independente do perfil de cliente, seu time vai ter trabalho extra e vai demorar mais para receber.
Para prevenir esse tipo de problema, o ideal é, além do boleto físico – caso você envie – enviar também uma cópia digital. Se o seu cliente não receber o documento físico, ele vai ter uma cópia no email, no WhatsApp ou até em SMS sempre disponível na palma da mão dele. Aqui na Neofin, por exemplo, nosso boleto é digital, tem versão para impressão e o mais interessante é que junto com o código de barras enviamos também o QR Code para o Pix. Como nossa taxa é na liquidação e não na emissão, caso o cliente decida usar o QR Code para efetuar o pagamento, a conciliação é bem mais rápida, o dinheiro cai na hora e a melhor parte é que a taxa de liquidação do Pix é muito mais barata do que a taxa do boleto. Se ele preferir efetuar o pagamento por boleto, está tudo certo.
2. Automatize a Comunicação de Cobrança
Você sabe que atendimento ao cliente muitas vezes é a chave de um negócio de sucesso. Além do atendimento convencional, onde o cliente entra em contato para tirar dúvidas sobre o produto ou pedir suporte para algum serviço, o atendimento feito pelo departamento financeiro é de igual importância quando o assunto é ter os recebimentos em dia, seja no envio dos boletos ou na cobrança ativa quando o cliente deixa de pagar.
Esse nível de trabalho, tanto na comunicação diária com os clientes quanto na cobranças dos valores vencidos, pode tomar uma quantidade de tempo considerável do seu time, causando atrasos nos outros processos da sua rotina financeira, ainda mais quando você leva em consideração que cada cliente é específico. Ou seja, você acaba variando o tipo de mensagem que envia de acordo com cada cliente, seu tipo de relacionamento, se é inadimplente ou não, etc.
Em um atendimento de qualidade, o tom de voz muda de acordo com cada cliente. E hoje em dia existem soluções no mercado para ajudar a minimizar essa dor na comunicação.
A Neofin tem uma régua de cobrança completamente automatizada. Aqui você pode categorizar seus clientes de acordo com o perfil; cada régua tem sua quantidade de comunicações, canais, tons de voz, tudo personalizado. Assim, você não se preocupa com a comunicação, tendo a certeza de que seu cliente está recebendo as faturas, está sendo lembrado dos pagamentos em aberto e ainda recebendo um agradecimento pelo pagamento efetuado.
Falando nisso, saiba que é muito importante ter a comunicação certa com seus clientes, principalmente na hora da cobrança. Tem um vídeo do nosso Head Comercial, Ricardo Freitas, que aborda esse assunto de forma clara e que vale muito a pena assistir.
3. Use Inteligência Artificial na Cobrança
Hoje em dia nós estamos sendo bombardeados por todos os lados com conteúdos relacionados a Inteligência Artificial. Se você é um gestor, pode pensar que é muito caro ou ainda não tem uma aplicação para o seu time. Se você é um colaborador, pode achar que a IA vai tirar o seu emprego. Ambas as afirmações estão bastante equivocadas. Vou dar um contexto geral sobre essa tecnologia para que você possa entender melhor como ela funciona.
Primeiro, você precisa saber que a Inteligência Artificial não é uma tecnologia nova. Nos meus anos iniciais na faculdade, há muitos anos, a IA já era amplamente usada no mundo acadêmico para fazer estudos de modelos de aprendizado de máquina e estatística.
De forma bem simplista, Aprendizado de Máquina nada mais é do que um banco de dados enorme com informações fornecidas por humanos, e a máquina (ou o computador) faz uma análise desses padrões tentando achar pontos em comum. Exemplo: se no banco de dados aparece algumas vezes a informação de que o céu é azul, a máquina identifica esse padrão e “aprende” que o céu é azul.
Mas se a inteligência artificial já era usada há muitos anos, o que mudou para só agora ser uma tendência no mercado? É simples: os computadores ficaram muito mais potentes e muito mais baratos. Um aprendizado de máquina que demorava dias ou semanas para processar na minha época de faculdade, hoje demora apenas alguns minutos ou segundos. E foi isso que possibilitou a democratização dessa tecnologia.
Como a Inteligência Artificial usa padrões humanos, ela ainda não é capaz de rodar completamente sozinha. Ela pode sim te ajudar a otimizar o seu trabalho, executando algumas tarefas manuais e te dando mais tempo para ser usado de forma mais eficiente. Como por exemplo, transformar um arquivo PDF em uma planilha de Excel, montar uma fórmula para te ajudar a achar um resultado financeiro ou classificar alguns clientes de acordo com um perfil. Então, você pode sim recomendar um serviço de IA para o seu chefe, que esse serviço vai somente te ajudar e não tirar o seu emprego.
Um exemplo, usando novamente a nossa régua de cobrança, é que é possível classificar cada cliente automaticamente. Cada perfil de cliente tem uma régua de cobrança completamente customizada com tom de voz adequado e cadência de comunicação correta para aquele perfil. Além disso, caso o cliente não efetue o pagamento depois de esgotadas as comunicações, nosso assistente envia o título para o Serasa ou para Protesto em cartório automaticamente.
O uso da nossa régua de cobrança inteligente reduziu em 70% a inadimplência e otimizou de forma substancial o uso do tempo do time financeiro. Vale a pena dar uma olhada.
4. Tenha Visão clara do seu Fluxo de Caixa
Você sabia que metade das empresas que vão à falência no Brasil quebram por não ter visibilidade clara do fluxo de caixa?
Quando o acompanhamento é feito por planilha, podem ocorrer alguns erros humanos que te levam a perder totalmente o controle do seu financeiro. Por conta disso, é importante automatizar o processamento desses dados e garantir que você tenha total visão do seu caixa atual e do previsto, assim nenhuma surpresa relacionada a recebimentos pode tirar a sua empresa dos trilhos.
Para prevenir esse problema, nós desenvolvemos um painel 100% automatizado contendo as contas em aberto, as vencidas, o tempo decorrido – chamado aging – e também seus principais clientes e principais devedores. Essa é uma forma prática de deixar a tecnologia te mostrar os números de forma automatizada e ter a melhor fonte de dados para tomar decisões.
5. Implemente um sistema ERP
Essa parece óbvia, mas não é. Muitas empresas ainda fazem o controle da operação por planilhas ou sistemas mais antigos.
ERP significa Planejamento de Recursos Empresariais – na sigla em inglês – e esse sistema não só simplifica o planejamento da sua empresa mas também conecta diversas áreas que costumam ficar ilhadas das demais causando não só problemas de comunicação como perdas financeiras.
Adote um sistema que tenha todos os módulos que sua empresa precisa. Os mais utilizados são o Módulo de Vendas, o Módulo de Estoque, o Módulo de Recursos Humanos e, claro, o Financeiro. Eles se conversam dentro do sistema e deixam a sua conciliação muito mais simples.
Existem diversos ERPs no mercado e você pode escolher aquele que atenda melhor a sua necessidade. Para pequenos e médios tem o Omie, Conta Azul, Conexa, Nomus. Para empresas maiores tem o Protheus, RM, Sênior, etc.
A Neofin funciona como um complemento ao seu ERP, automatizando alguns processos manuais e de cobrança principalmente. E para facilitar a sua vida, qualquer um dos ERPs que eu citei anteriormente têm integração direta com a Neofin e as suas contas a receber serão 100% automatizadas sem nenhum esforço.
Temos também conexão via API caso você tenha um sistema proprietário. Para mais detalhes sobre esse tópico, recomendo assistir ao vídeo que o Matheus Hunsche, nosso Líder de Engenharia, fez entrando no detalhe sobre integrações.
Potencialize suas Cobranças com a Neofin
Na Neofin, oferecemos um conjunto robusto de soluções para otimizar seu sistema de cobrança. Nossa régua de cobrança inteligente e automatizada assegura que cada interação com seus clientes seja estratégica e eficiente, reduzindo significativamente a inadimplência. Além disso, nosso CRM de cobrança fornece uma plataforma integrada para gerir todas as suas operações de cobrança b2b, facilitando decisões informadas e precisas.
Para empresas enfrentando desafios com inadimplência, oferecemos ferramentas de protesto e negativação simplificadas, agilizando o processo de recuperação de dívidas. Com a cobrança automatizada da Neofin, você pode transformar seu fluxo de caixa, permitindo que seu negócio cresça de maneira sustentável e organizada.
Convido você a conhecer a Neofin de forma mais aprofundada e trazer a tecnologia para auxiliar no seu dia a dia. Clique no banner abaixo, preencha o formulário e vem mudar sua forma de fazer cobranças!
