Cobrança: Veja Técnicas, Tipos e Ferramentas Para Automatizar

A gestão eficaz de cobranças é vital para a saúde financeira de qualquer empresa, impactando diretamente no fluxo de caixa e na sustentabilidade do negócio. 

Muitos empreendedores ainda enfrentam desafios quando se trata de reduzir a inadimplência e otimizar seus processos de cobrança. 

Este artigo irá guiá-lo através de uma abordagem abrangente sobre cobrança, apresentando técnicas eficazes, dicas práticas e ferramentas indispensáveis para automatizar cobranças de forma recorrente. 

Ao dominar esses conceitos, você não vai somente melhorar a eficiência de seus esforços de cobrança, mas também fortalecerá o relacionamento com seus clientes, garantindo a continuidade dos seus negócios em um mercado cada vez mais competitivo.

O Que é Cobrança?

A cobrança é a prática fundamental de solicitar pagamento por bens ou serviços fornecidos. Contudo, a eficácia desse processo depende de abordagens estratégicas que variam de acordo com a situação específica do débito. 

Cobrança não é apenas um ato administrativo, mas também uma oportunidade estratégica. Gerenciar de forma proativa esse processo pode reduzir significativamente as taxas de inadimplência e fortalecer a confiança do cliente na sua marca.

Aqui estão as diferentes fases da cobrança e suas particularidades:

Cobrança Preventiva

Esta fase inicial visa antecipar problemas potenciais, lembrando o cliente do vencimento da dívida através de canais digitais como e-mails, SMS e WhatsApp. A comunicação deve focar na clareza e incorporação de detalhes relevantes, como instruções para acessar ou pagar boletos.

Cobrança Amigável

Ocorrendo logo após o vencimento, essa fase utiliza contatos diretos, por telefone ou correspondência, para discutir o pagamento de forma respeitosa. O objetivo é entender as razões do atraso e negociar um pagamento que previna encargos adicionais. É crucial manter um tom positivo para preservar a boa relação com o cliente.

Cobrança Administrativa

Se as tentativas amigáveis falharem, a cobrança administrativa se faz necessária. Esta envolve notificações formais, negociações mais intensas e potenciais ações como a negativação do devedor em birôs de crédito ou mesmo protesto em cartório.

A empresa pode adotar discadores automáticos e ações massivas para facilitar o processo. Contratar uma empresa de cobrança terceirizada especializada pode ser uma alternativa nesta fase para manter eficácia e diplomacia.

Cobrança Judicial

Quando esgotadas as alternativas anteriores, a cobrança judicial passa a ser a última instância. Este método recorre ao sistema judicial e pode resultar em procedimentos legais como penhora de bens. 

Apesar de complexo e custoso, é essencial para dívidas graves e pode incluir uma confissão de dívida acordada, garantindo segurança jurídica.

Quais São os Tipos de Cobrança?

A cobrança é um processo multifacetado, adaptável a diferentes contextos e necessidades. Escolher o método certo para contatar clientes pode ser crucial para o sucesso na recuperação das dívidas. 

A seguir, descrevemos os principais tipos de cobrança, suas aplicações e estratégias.

1. Cobrança via Boleto por Correspondência

Este método tradicional envolve o envio físico de documentos de cobrança ao endereço dos clientes. Embora menos utilizado em tempos de digitalização, ainda é relevante em localidades com acesso limitado à internet ou para clientes que preferem a documentação impressa.

2. Cobrança por Telefone

Amplamente eficaz, a ligação proporciona um contato direto, permitindo negociação imediata e esclarecimento de dúvidas. É particularmente útil em situações de inadimplência, onde um diálogo humano pode facilitar acordos.

3. Cobrança por E-mail

E-mails são uma ferramenta versátil e de baixo custo. Podem ser personalizados, automatizados e usados para enviar detalhes exatos sobre dívidas e opções de pagamento de forma discreta, minimizando constrangimentos.

4. Cobrança por SMS

Mensagens curtas pelo SMS são ideais para garantias rápidas de leitura, uma vez que têm altas taxas de abertura. Utilizadas para lembretes e notificações de pagamento em atraso, são eficazes em manter a dívida no radar do cliente.

5. Cobrança via WhatsApp

Com a crescente popularidade do WhatsApp, sua interface amigável e imediata facilita o contato e resposta do cliente. Suporte para mensagens mais longas e a rápida troca de informações tornam este meio uma escolha moderna para comunicações eficientes.

6. Cobrança Terceirizada

Quando o processo interno não é suficiente, empresas especializadas podem ser contratadas para gerenciar a recuperação de dívidas. Este método pode incluir a aquisição da dívida, proporcionando uma transferência de responsabilidade.

7. Sistemas de Cobrança Automatizados

A automação veio revolucionar o ambiente de cobranças, permitindo suporte contínuo e processos sem interferência humana em cada etapa. As plataformas automatizadas garantem que todos os lembretes e notificações sejam enviados no momento certo.

Medidas Mais Rigorosas

Quando métodos convencionais falham, ações mais severas podem ser necessárias:

• Protesto em Cartório: Formaliza a dívida e impõe prazo para pagamento, impactando o acesso a crédito do cliente se não houver solução.
• Cobrança Judicial: Reserva legal, acionada como último recurso, onde o sistema judiciário é envolvido para resolver dívidas persistentes.

Compreender e implementar os diferentes tipos de cobrança pode não apenas aumentar a recuperação de dívidas, mas também aprimorar relações com os clientes através de comunicações adequadas e respeito mútuo.

Como fazer uma cobrança educadamente?

Abordar um cliente sobre uma cobrança pode ser delicado, mas é essencial manter uma comunicação clara e respeitosa. Uma cobrança educada não apenas incentiva o pagamento, mas também mantém uma relação positiva com o cliente. 

Aqui estão algumas diretrizes para garantir que suas cobranças sejam sempre educadas e eficazes:

1. Use uma Linguagem Respeitosa: Inicie todas as comunicações com saudações cordiais e use uma linguagem assertiva sem ser agressiva. Expressões como “gentilmente”, “por favor” e “agradecemos sua atenção” ajudam a manter um tom positivo.

2. Seja Claro e Objetivo: Evite rodeios. Explique claramente o motivo do contato e detalhe a dívida de forma precisa — incluindo o valor devido, a data de vencimento e as consequências do não pagamento.

3. Personalize a Mensagem: Refira-se ao cliente pelo nome e mencione quaisquer detalhes relevantes do histórico de relacionamento. Esta personalização mostra cuidado e atenção com o cliente.

4. Ofereça Soluções Práticas: Demonstre disposição para ajudar, oferecendo opções de parcelamento, novos prazos ou sugestões que podem facilitar o pagamento. Deixe claro que o objetivo é encontrar uma solução benéfica para ambos.

5. Comunique Consequências de Forma Educada: Se necessário, mencione potenciais consequências de forma indireta e gentil, como “Gostaríamos de evitar quaisquer taxas adicionais que possam ser incorridas”.

6. Mantenha o Canal de Comunicação Aberto: Encoraje o cliente a entrar em contato para esclarecer dúvidas ou discutir a situação. Isso demonstra que a empresa valoriza o diálogo aberto e busca resolver a situação em conjunto.

7. Revise e Ajuste o Tom: Antes de enviar, revise suas comunicações para garantir que o tom seja amigável e não intimidador. Coloque-se no lugar do cliente para avaliar quão confortável e receptiva a mensagem parece.

8. Agradeça e Acolha o Cliente: Termine a mensagem agradecendo a atenção do cliente e reforçando a importância dele para a empresa. Esse toque final positivo ajuda a manter uma boa relação.

Lembre-se, a chave para uma cobrança educada é aliar assertividade com empatia, transformando a cobrança de uma potencial ameaça em uma oportunidade de fortalecer a relação com o cliente.

Técnicas de Cobrança

A recuperação de dívidas exige mais do que apenas contato com os clientes; é necessário adotar técnicas persuasivas e bem executadas para garantir resultados positivos. 

As técnicas de cobrança não apenas facilitam a recuperação dos valores devidos, mas também fortalecem as relações de longo prazo com os clientes. A seguir, mostramos estratégias práticas para otimizar seu processo de cobrança:

1. Análise do Perfil do Cliente: Antes de qualquer abordagem, avalie o histórico e o comportamento de pagamento do cliente. Essa análise permite personalizar as comunicações, demonstrando preocupação com a realidade e necessidades de cada um.
   

1. Automação de Processos: Utilize uma régua de cobrança automatizada para mensagens de cobrança. Desta forma, lembretes e notificações podem ser programados para diversas situações, garantindo contato consistente e pontual sem sobrecarregar sua equipe.
2. Comunicação Multicanal: Empregue múltiplos canais de comunicação como e-mail, SMS, e WhatsApp para maximizar a efetividade dos seus contatos. A variedade de plataformas aumenta as chances de engajamento e resposta.
3. Use Gatilhos Mentais: Incorpore princípios de persuasão nas suas comunicações, como urgência (“Aproveite esta oportunidade para regularizar…”) ou escassez (“Oferecemos uma renegociação especial por tempo limitado”).
4. Negociações Flexíveis: Mostre-se aberto a negociações, oferecendo diferentes opções de pagamento ou descontos para quitações antecipadas. Um cliente que vê flexibilidade tende a se comprometer mais com os pagamentos.
5. Treinamento de Equipe: Capacite sua equipe em técnicas de comunicação eficaz e resolutiva. Um time bem treinado lida melhor com objeções e transforma uma situação crítica em uma oportunidade de fidelização.
6. Regra dos Sete Contatos: Conforme a regra de marketing, um cliente normalmente precisa de múltiplos pontos de contato antes de tomar uma decisão. Aplicar essa abordagem na cobrança pode melhorar a recepção das mensagens.
7. Monitoramento Constante: Acompanhe continuamente o desempenho das suas estratégias de cobrança. Ajustes baseados em resultados ajudam a refinar o processo e aumentar a taxa de recuperação.
   

Implementar essas técnicas de forma eficaz requer uma combinação de tecnologia e toque humano. 

Por meio destas práticas, não apenas aumentamos a arrecadação de valores devidos como fortalecemos a relação de confiança com o cliente, essencial para o sucesso duradouro de qualquer negócio.

Como Mandar Uma Mensagem de Cobrança?

Enviar uma mensagem de cobrança requer habilidade para manter um tom profissional, respeitoso e eficiente. 

Um contato bem-feito pode acelerar o processo de pagamento e preservar a relação com o cliente. Seguem algumas diretrizes essenciais para elaborar mensagens de cobrança eficazes:

1. Personalize a Mensagem: Comece a mensagem com uma saudação amigável, usando o nome do cliente para demonstrar atenção pessoal. Personalização aumenta o engajamento e a percepção positiva.
   

1. Seja Claro e Objetivo: Expanda o motivo do contato de forma concisa. Deixe claro o valor a ser pago, a data de vencimento, e o método mais fácil para quitação da dívida.
2. Use um Tom Positivo e Educado: Apesar de ser um lembrete de pagamento, mantenha sempre um tom cordial e compreensivo. Evite terminologias negativas e, em vez disso, use expressões como “fatura pendente” ou “pagamento aguardado”.
3. Ofereça Soluções Concretas: Inclua um link direto para pagamento, instruções claras sobre como resolver a pendência ou sugestões de planos de pagamento flexíveis. Indicar caminhos viáveis ao cliente facilita a conclusão rápida do pagamento.
4. Esteja Disponível para Negociações: Deixe a porta aberta para diálogo. Conclua a mensagem encorajando o cliente a entrar em contato para discussão de detalhes ou para buscar informações adicionais. Isso demonstra flexibilidade e interesse em trabalhar juntos para achar uma solução.
5. Monitore e Avalie o Feedback: Após enviar a mensagem, mantenha-se atento às respostas dos clientes. Estar preparado para respostas ou acordos garante agilidade no fechamento do pagamento.
6. Teste Diferentes Canais: Considere a entrega da mensagem através de múltiplos canais, como e-mail, SMS e WhatsApp — adaptando o conteúdo a cada formato — para maximizar as chances de visualização.

Exemplo de mensagem:

Olá [Nome do Cliente],

Espero que esteja tudo certo contigo.

Identificamos que a sua fatura referente a [produto/serviço] está pendente no valor de [R$ X], com vencimento em [data].

Para sua comodidade, incluímos um link [aqui] para pagamento rápido e fácil. Caso precise de suporte adicional, nossa equipe está à disposição para ajudar.

Agradecemos seu atendimento a este assunto e permanecemos à disposição para quaisquer negociações necessárias.

Atenciosamente, [Sua Empresa]

Adotando essas técnicas, suas mensagens de cobrança podem efetivamente incentivar o pagamento e fortalecer a relação profissional com seus clientes.

Como Fazer Cobrança pelo WhatsApp?

O WhatsApp emergiu como uma ferramenta poderosa para cobranças devido à sua alta taxa de abertura e interação com clientes. 

No entanto, é crucial saber como utilizar esta plataforma estrategicamente para preservar a relação e aumentar a taxa de sucesso na recuperação de dívidas. Aqui estão algumas diretrizes para otimizar a cobrança pelo WhatsApp:

1. Mensagem Direta e Clara: Mantenha suas mensagens concisas. Inclua as informações essenciais como valor devido, data de vencimento, e links de pagamento diretamente na mensagem.
   

1. Aproveite Recursos Visuais: Utilize mídias visuais como imagens de QR Code do Pix ou capturas de tela de faturas para complementar suas mensagens. Isso facilita o processo de pagamento e torna a mensagem mais atraente.
2. Segmentação de Mensagens: Em vez de enviar blocos grandes de texto, segmente a comunicação para que as mensagens sejam mais digestíveis e interativas. Isso ajuda a manter o cliente engajado.
3. Interação e Feedback: Use o recurso de mensagens de voz ou vídeo chamadas em casos complexos que necessitam de explicação detalhada, proporcionando um toque mais pessoal e interativo.
4. Programação de Mensagens: Aproveite funcionalidades de mensagens automatizadas para enviar lembretes regulares e programados, sem precisar de intervenção manual constante. Isso garante que nenhuma cobrança seja esquecida.
5. Disponibilidade para Diálogo: Encoraje os clientes a conversar sobre dificuldades em honrar o compromisso. As respostas rápidas e claras podem evitar atrasos e estreitar laços com o cliente.
6. Privacidade e Comunicação Autorizada: Assegure-se de que a interação via WhatsApp foi autorizada pelo cliente, respeitando suas preferências de comunicação e privacidade.
7. Empatia e Cordialidade: Mantenha sempre um tom compreensivo, especialmente se lidando com situações sensíveis. Mostre-se um parceiro na solução do problema, oferecendo alternativas de pagamento.
   

Aqui está um exemplo de mensagem:

Olá [Nome do Cliente],

Esperamos que esteja bem! Identificamos um valor pendente de R$[Valor] com vencimento em [data]. Para sua conveniência, você pode realizar o pagamento via Pix usando o QR Code [Anexo aqui].

Estamos disponíveis para discutir quaisquer dúvidas ou opções de pagamento alternativo. Obrigado pela sua atenção e parceria!

Atenciosamente,
[Sua Empresa]

Usar o WhatsApp para cobranças de maneira estratégica não só melhora a recuperação de dívidas, mas também fortalece a confiança e a lealdade dos clientes à sua empresa.

Como Fazer Cobrança pelo Telefone?

A cobrança pelo telefone é uma abordagem mais pessoal e direta, permitindo interações produtivas e a construção de soluções em tempo real. 

Ela exige preparo e habilidades específicas para garantir que o cliente se sinta respeitado e disposto a resolver a pendência. Aqui está como conduzir uma ligação de cobrança de maneira eficiente e profissional:

1. Prepare um Roteiro Estruturado

Antes de fazer a ligação, crie um script de cobrança que guie a conversa sem parecer mecânico. Inclua as seguintes etapas:

• Apresentação inicial: Identifique-se e apresente a empresa de maneira clara e respeitosa.
• Validação de dados: Confirme que está falando com a pessoa certa, respeitando questões de privacidade.
• Detalhamento da pendência: Informe o valor devido, a data de vencimento e o tempo de atraso. Seja claro e objetivo.
• Proposta de solução: Apresente opções de pagamento que possam atender às necessidades do cliente.

2. Defina o Tom da Conversa

Adote um tom amigável, mas firme. Empatia é crucial — reconheça que o cliente pode estar enfrentando dificuldades, mas reforce a importância de resolver a pendência.

3. Comece com Perguntas Abertas

Perguntas como “Há algo que podemos fazer para facilitar a regularização do pagamento?” incentivam o diálogo, ao invés de gerar resistência. Mostre-se aberto a ouvir antes de propor soluções.

4. Demonstre Flexibilidade

Esteja pronto para adaptar sua abordagem com base no contexto do cliente. Ofereça alternativas como parcelamentos, descontos por pagamento à vista ou novos prazos, caso necessário.

5. Esteja Preparado para Contra-Argumentos

Muitos clientes trarão objeções comuns, como “Não tenho condições agora” ou “Nem sabia da dívida”. Seja paciente e forneça respostas claras, como sugerir um parcelamento ou relembrar os detalhes do envio da cobrança.

6. Registre a Conversa

Anote pontos importantes da conversa, como compromissos assumidos pelo cliente, possíveis datas de pagamento ou quaisquer dificuldades mencionadas. Isso ajuda em futuros contatos e demonstra organização.

7. Encaminhe um Follow-Up

Após a chamada, envie um e-mail ou WhatsApp com o resumo do combinado e as informações para o pagamento. Certifique-se de que o cliente tenha acesso prático às opções discutidas.

Exemplo de abordagem inicial:

Telefonemas permitem um toque humano no processo de cobrança, fundamentais para negociações mais complexas. 

Ao usar empatia combinada com técnicas de comunicação claras, as ligações se tornam um canal poderoso para resolver pendências e fortalecer o relacionamento com o cliente.

Com Quantos Dias de Atraso Pode Fazer Cobrança?

A cobrança pode ser iniciada antes mesmo do vencimento do débito. Mesmo sem um prazo mínimo legal estabelecido para iniciar a cobrança, agir estrategicamente é crucial para garantir o recebimento. 

A abordagem cuidadosa em cada etapa do atraso faz toda a diferença. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

Práticas Recomendadas:

1. Cobrança Preventiva: Utilize lembretes amigáveis antes do vencimento, preferencialmente entre 5 e 1 dia antes. Essa proatividade pode evitar que o atraso aconteça, sinalizando ao cliente a proximidade do vencimento.
2. Primeiro Contato Pós-Vencimento: Após a data limite, um contato breve e amistoso através de WhatsApp ou e-mail pode resolver a pendência rapidamente. Demonstrar proatividade logo após o vencimento é essencial.
3. Flexibilidade nos Primeiros Dias: Considere esperar de 3 a 7 dias antes de iniciar uma comunicação mais rígida. Permita uma margem para imprevistos no processamento de pagamentos do cliente, como transações bancárias atrasadas.
4. Escalonamento Gradual de Ações: Se o contato inicial não for eficaz, intensifique gradualmente as ações de cobrança com diferentes canais e abordagens, conforme o tempo de atraso aumenta.

Ações a Estimar Baseadas no Tempo de Atraso:

• 7 a 15 Dias de Atraso: Este é o momento para um contato telefônico mais direto, visando entender as razões do atraso e negociar possíveis soluções de pagamento.
• 15 a 30 Dias de Atraso: Envolve o envio de cartas de cobrança formais e, possivelmente, o contato com empresas terceirizadas de cobrança para reforçar a presença da dívida.
• Acima de 30 Dias de Atraso: Considere medidas legais, como o protesto em cartório ou a abertura de um processo de cobrança judicial, como última instância.

Considerações Importantes:

• Contratos e Termos: As condições de pagamento e quaisquer penalidades por atraso, como juros e multas, devem estar claras e definidas nos contratos ou termos de serviço.
• Cumprimento da Legislação: Sempre respeite o Código de Defesa do Consumidor, evitando práticas que possam ser enquadradas como cobranças abusivas ou ameaças que possam ser consideradas vexatórias.
• Negociação e Flexibilidade: Mostrar disposição para negociar não apenas facilita a recuperação do crédito, como também mantém um bom relacionamento com o cliente, vital para possíveis interações futuras.

Essa abordagem reforça a importância de uma cobrança estratégica e respeitosa, garantindo tanto a eficácia na recuperação de dívidas quanto o respeito à legislação e aos direitos do consumidor.

O Que Não Fazer Ao Cobrar Os Clientes?

Cobrar clientes requer tato e profissionalismo. Certas práticas podem prejudicar o relacionamento com o cliente e até mesmo infringir a lei. Evite as seguintes ações:

1. Cobranças fora do horário comercial: Respeite os limites de horário segundo o Código de Defesa do Consumidor. Evite contato antes das 8h ou após as 20h, e em sábados, domingos e feriados, a menos que haja acordo prévio com o cliente.
   

1. Cobranças excessivas ou repetitivas: Não bombardeie o cliente com ligações ou mensagens insistentes. Estabeleça uma frequência razoável, respeitando o espaço do cliente e evitando constrangimentos.
2. Linguagem agressiva ou ameaçadora: Nunca use linguagem ofensiva, intimidadora ou ameaçadora. Mantenha um tom profissional e respeitoso, mesmo se a inadimplência estiver prolongada.
3. Exposição pública do cliente: Jamais exponha a dívida do cliente a terceiros, seja por telefone, redes sociais ou qualquer outro meio. Isso é uma violação grave de privacidade e pode ter consequências legais.
4. Fornecimento de informações falsas ou enganosas: Não minta ou distorça sobre a dívida, juros ou consequências do não pagamento. Seja transparente e honesto em todas as comunicações.
5. Cobrança de valores indevidos: Certifique-se de que o valor cobrado está correto e documentado. Erros de cobrança geram desconfiança e prejudicam a credibilidade.
6. Desconsiderar o histórico do cliente: Leve em conta o histórico de relacionamento. Clientes antigos e fiéis merecem uma abordagem diferenciada, com mais flexibilidade e compreensão.
7. Negligenciar a documentação: Mantenha registros detalhados de todas as interações e acordos. A boa documentação é essencial para evitar conflitos e garantir a segurança jurídica.
8. Ignorar o Código de Defesa do Consumidor: Familiarize-se com o código e garanta que suas práticas estão em conformidade com a legislação vigente.
9. Deixar de oferecer opções de pagamento: Facilite o pagamento oferecendo diversas opções, como boleto, cartão ou Pix. Quanto mais opções, maior a probabilidade de o cliente quitar a dívida.

Ao evitar essas práticas, você garante uma cobrança mais eficaz, ética e respeitosa, preservando o relacionamento com o cliente e a reputação da sua empresa.

O Que é Cobrança Recorrente?

A cobrança recorrente é um sistema de pagamento automatizado para serviços ou produtos disponibilizados de forma contínua, onde os valores são cobrados em intervalos regulares, como semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou anual. 

Este método é comumente utilizado em modelos de negócio baseados em assinaturas, simplificando o processo tanto para as empresas como para os clientes.

Exemplos Práticos

• Assinaturas de Streaming: Serviços populares como Netflix e Spotify utilizam este modelo para oferecer seu conteúdo de forma contínua.
• Software como Serviço (SaaS): Ferramentas como Adobe Creative Cloud e Microsoft Office 365 lidam com assinaturas para acesso contínuo às suas plataformas.
• Revistas e Jornais Online: Assinaturas garantem acesso mensal ou anual ao conteúdo exclusivo.
• Estabelecimentos Fitness: Academias e clubes cobram mensalidades recorrentes.
• Hospedagem de Sites: Provedores de hospedagem aplicam cobranças recorrentes para manutenção de sites.
• Doações para ONGs: Facilita contribuições regulares e automatizadas para causas sociais.

Vantagens para as Empresas

• Previsibilidade de Receita: Ao garantir um fluxo de caixa constante, as empresas podem planejar suas finanças com mais precisão.
• Redução da Inadimplência: A automatização dos pagamentos reduz a ocorrência de atrasos.
• Fidelização de Clientes: A comodidade do pagamento automático incentiva a continuidade do serviço, solidificando relacionamentos duradouros.
• Eficiência Operacional: Automatiza processos, diminui custos administrativos e libera recursos para outras funções estratégicas.

Vantagens para os Clientes

• Comodidade: Pagamentos automáticos eliminam a necessidade de pagamentos mensais manuais.
• Controle: Fácil acesso ao histórico de pagamentos e gerenciamento de assinaturas.
• Flexibilidade: Opções para modificar ou cancelar assinaturas conforme a necessidade.

Métodos de Cobrança Recorrente

• Cartão de Crédito: Favorito pela facilidade de automação e simplicidade de débito direto.
• Débito em Conta: Ideal para pagamentos essenciais, garantindo débito automático.
• Boleto Bancário: Emitido e enviado de forma recorrente, permitindo praticidade no pagamento.
• Pix: Oferece pagamentos instantâneos, rápidos e através de QR Code ou chave Pix.

A cobrança recorrente não apenas otimiza a gestão financeira e operacional das empresas que oferecem serviços de assinatura, mas também oferece comodidade e satisfação aos clientes, contribuindo para uma experiência de consumo fluida e sem complicações.

Por Que e Como Automatizar a Cobrança Recorrente?

A cobrança recorrente pode ser desafiadora, exigindo um acompanhamento constante e processos manuais demorados, o que sobrecarrega as equipes financeiras e eleva as chances de atrasos e erros. 

A automação surge como uma solução poderosa para otimizar esses processos, garantindo eficiência e redução significativa no esforço operacional.

Na Neofin, entendemos essas necessidades e oferecemos um sistema completo para automatizar a cobrança recorrente de forma prática, ágil e estratégica. Confira os principais motivos para adotar a automação da cobrança recorrente e como nosso sistema pode transformar a gestão de pagamentos:

Por que automatizar a cobrança recorrente?

1. Economia de Tempo
   Automatizar elimina tarefas manuais repetitivas, como enviar lembretes individuais, acompanhar vencimentos e emitir boletos. Sua equipe pode focar em atividades mais estratégicas, como negociações e otimizações financeiras.
2. Redução da Inadimplência
   Com a automação, é possível configurar notificações antecipadas e lembretes pós-vencimento. Nosso sistema envia mensagens de alerta via canais como e-mails, SMS e WhatsApp, aumentando a chance de pagamento em dia.
3. Precisão e Controle
   Ao automatizar os processos, você minimiza erros humanos, garantindo que todos os dados de pagamento estejam corretos e que mensagens sejam enviadas nos prazos ideais.
4. Melhoria no Fluxo de Caixa
   A cobrança recorrente automatizada garante regularidade nos recebimentos, oferecendo previsibilidade no fluxo de caixa e facilitando o planejamento financeiro da sua empresa.
5. Satisfação do Cliente
   Clientes também são beneficiados, pois recebem lembretes organizados e podem optar por diversas formas de pagamento, como Pix, débito automático e boletos — tudo de forma prática e sem complicações.
   

Como automatizar a cobrança recorrente com a Neofin?

A solução da Neofin é intuitiva e eficiente, ideal para empresas que desejam modernizar suas operações financeiras e reduzir custos. Veja como funciona a automação no nosso sistema:

1. Configuração Simples
   Configure os prazos, valores e intervalos de pagamento de forma personalizada. Nossa ferramenta requer apenas alguns cliques para programar todo o ciclo de cobranças.

1. Envio Automatizado de Cobranças
   Agende lembretes e notificações para serem enviados automaticamente por canais como e-mail, SMS e WhatsApp, garantindo que os clientes saibam exatamente quando e como pagar.
2. Integração com Diversas Formas de Pagamento
   A Neofin suporta opções como bolepix, Pix QR Code, boletos e cartão de crédito. Facilitamos o dia a dia dos seus clientes.
3. Monitoramento e Relatórios em Tempo Real
   Acompanhe o desempenho das cobranças em tempo real. Nossa plataforma oferece relatórios detalhados, permitindo visualizar as taxas de sucesso e identificar melhorias.
4. Gestão da Inadimplência
   Em caso de atrasos, a Neofin inclui funcionalidades para negociar pagamentos, aplicar estratégias de recuperação e até adotar medidas mais rigorosas, como negativação e protestos.
   

Diferencial Neofin

Com a Neofin, sua empresa automatiza todo o ciclo de cobrança recorrente. Nossa régua de cobrança inteligente adapta as mensagens ao perfil de cada cliente, aumentando a efetividade dos pagamentos.

A automação não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir que sua empresa tenha a organização e a regularidade necessárias para crescer de forma sustentável.

O Que é Uma Empresa de Cobrança?

Uma empresa de cobrança é uma organização especializada em gerenciar e recuperar valores pendentes de clientes inadimplentes. Seu principal objetivo é apoiar empresas credoras na redução de perdas financeiras, utilizando técnicas e estratégias para garantir que os pagamentos sejam regularizados de maneira assertiva e ágil.

Além de focar na recuperação de crédito, essas empresas atuam na manutenção de um fluxo de caixa saudável e na preservação do relacionamento entre as partes. O trabalho envolve não apenas a recuperação de valores, mas, muitas vezes, a negociação de condições personalizadas de pagamento, alinhadas às necessidades e capacidades dos clientes.

Como as empresas de cobrança atuam?

• Contato Personalizado: Utilizam métodos variados, como ligações, e-mails, SMS e WhatsApp, para chegar ao cliente de maneira respeitosa e eficiente.
• Estratégias de Recuperação: Desenvolvem abordagens que variam conforme o cliente e o tipo de inadimplência, podendo incluir negociações, descontos, parcelamentos e até protestos em cartório.
• Tecnologia e Automação: Muitas empresas de cobrança, incluindo aquelas que utilizam soluções como a da Neofin, contam com sistemas automatizados para envio de notificações, geração de relatórios e acompanhamento do status dos débitos.

A contratação de uma empresa de cobrança é ideal para empresas que precisam otimizar a recuperação de crédito sem desviar seus esforços de suas atividades principais, delegando essa tarefa a especialistas no assunto.

As plataformas de cobrança são seguras?

Sim, as plataformas de cobrança modernas são desenvolvidas com altos padrões de segurança, garantindo a proteção dos dados dos clientes e da empresa. Afinal, elas precisam lidar com informações sensíveis, como valores devidos, dados pessoais e informações financeiras, o que demanda extrema responsabilidade e compliance com as normas vigentes.

Quais são as principais medidas de segurança adotadas?

1. Criptografia Avançada: Todas as informações trafegam de forma protegida, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessá-las.
2. Protocolo de Compliance: Adequação às legislações, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), assegurando que o manuseio e armazenamento dos dados respeitem direitos e privacidade dos clientes.
3. Auditorias e Atualizações Regulares: As plataformas realizam avaliações constantes e implementam correções de segurança para se proteger contra possíveis vulnerabilidades.
4. Controles de Acesso Rigorosos: Apenas usuários autorizados têm acesso aos dados, com autenticação em múltiplas etapas para maior proteção.

A plataforma da Neofin prioriza a segurança e a eficiência simultaneamente. Integrando tecnologias robustas, como certificações de conformidade e ferramentas flexíveis para automação, ela oferece total transparência e rastreabilidade de todas as operações.

Como Fazer Cobrança Recorrente no Cartão de Crédito?

Cobrança recorrente no cartão de crédito é uma das formas mais práticas e eficazes de garantir pagamentos regulares, reduzindo inadimplências e proporcionando comodidade tanto para empresas quanto para clientes. 

Esse modelo de pagamento é amplamente utilizado em serviços por assinatura, SaaS (Software como Serviço), academias, clubes de assinatura, entre outros.

Como funciona?

A cobrança recorrente no cartão de crédito permite que, ao autorizar a transação, o cliente não precise se preocupar com novas autorizações para cada ciclo de pagamento (mensal, trimestral, anual, etc.). 

Cada cobrança é lançada como uma transação individual, sem comprometer significativamente o limite do cartão, diferentemente de compras parceladas, onde o valor total é debitado de uma única vez.

Passo a passo para implementar:

1. Cadastro do Cliente
   Recolha os dados do cliente, como nome completo, informações do cartão (em ambiente seguro) e autorização para cobrança recorrente, de acordo com a LGPD.

1. Plataforma Automatizada
   Utilize uma plataforma como a Neofin, que centraliza e automatiza a gestão de cobranças. Nosso sistema garante que as transações sejam realizadas periodicamente sem necessidade de ações manuais.
2. Configuração de Períodos e Valores
   Defina a periodicidade (mensal, trimestral, semestral) e os valores para cada ciclo de cobrança. A flexibilidade e facilidade desse ajuste são grandes vantagens.
3. Envio de Notificações e Reminders
   Configure o envio automático de alertas para lembrar os clientes da data da cobrança futura, garantindo maior transparência e boa comunicação.
4. Gestão de Retentativas Automáticas
   Em caso de falha no processamento (cartão expirado ou sem limite), o sistema da Neofin faz a retentativa automática, evitando a interrupção do serviço. Isso aumenta consideravelmente a taxa de sucesso nas transações.
   

Benefícios de utilizar o cartão de crédito na cobrança recorrente:

• Comodidade para o cliente: Pagamento automático, sem precisar reconfirmar cada nova transação.
• Redução da inadimplência: Transações automáticas significam menos atrasos ou esquecimento de pagamentos.
• Gestão prática para empresas: Tudo monitorado em tempo real, com relatórios detalhados sobre o desempenho das cobranças.
• Maior taxa de aprovação: Cartões de crédito têm uma alta aceitação, principalmente em mercados digitais.

Por que usar a Neofin para cobrança recorrente no cartão de crédito?

A Neofin oferece uma solução completa para automatizar cobranças recorrentes com cartão de crédito. Nossa plataforma vai além do básico:

• Integração com ERP: Para manter sua gestão financeira completa e integrada.
• Régua de Cobrança Inteligente: Personalize as comunicações com cada cliente, ajustando lembretes e mensagens à jornada de pagamentos.
• Monitoramento Centralizado: Acompanhe as cobranças, retentativas e status de pagamento em tempo real, direto na plataforma.

Com a Neofin, sua empresa não apenas otimiza processos financeiros, mas também cria uma experiência melhor para os seus clientes, garantindo recebimentos no prazo.

O Que É e Como Funciona a Régua de Cobrança?

A régua de cobrança é uma estratégia automatizada que organiza e padroniza todas as interações de cobrança com os clientes, desde a prevenção de inadimplência até a recuperação de créditos. 

Ela estabelece o momento certo, o formato e o teor de cada mensagem enviada ao cliente, garantindo que o processo seja eficiente, educado e estratégico.

Em resumo, é uma ferramenta indispensável para empresas que desejam aumentar o fluxo de caixa e reduzir a inadimplência sem sobrecarregar suas operações financeiras.

Como funciona a régua de cobrança?

A régua opera com base em etapas estruturadas e automatizadas que acompanham o ciclo do pagamento do cliente. Essas etapas são definidas de acordo com o comportamento e o perfil de cada cliente. Aqui está como ela funciona:

1. Lembretes Preventivos

Antes mesmo do vencimento, são enviados lembretes amigáveis por e-mail, SMS ou WhatsApp alertando o cliente sobre a data do pagamento. Essa abordagem reduz a probabilidade de atraso.

2. Notificações Pós-Vencimento

Caso o pagamento não seja identificado dentro do prazo, a régua programa o envio automático de mensagens informando o atraso e as implicações do não pagamento.

Exemplo:

• 1º Aviso: Enviado 2 dias após o vencimento.
• 2º Aviso: Reforço 7 dias após o vencimento.
• Ações Avançadas: Após 15 dias, pode-se combinar uma oferta de negociação ou medidas mais firmes, como protesto em cartório.
  

1. Acompanhamento Multicanal
   A régua utiliza canais diversificados, como e-mail, SMS e mensagens via WhatsApp, garantindo que o cliente receba as informações no canal de sua preferência.
2. Personalização e Flexibilidade
   Mensagens podem ser configuradas para diferentes públicos e situações. Um cliente bom pagador, por exemplo, recebe um tom mais amigável e flexível, enquanto um cliente que atrasa sempre pode ser abordado com mais urgência.
   

Automação com a Neofin: O futuro da régua de cobrança

Através do sistema da Neofin, a régua de cobrança se torna ainda mais eficiente e personalizada:

• Configuração Simples
  Nossa plataforma permite que você configure cada etapa da régua em minutos, desde o envio de lembretes amigáveis até a aplicação de medidas legais em inadimplentes.

• Envio Automático e Multicanal
  Integramos canais como SMS, e-mail e WhatsApp, garantindo que as mensagens sejam entregues de forma eficiente e no momento ideal.
• Acompanhamento em Tempo Real
  Acompanhe o desempenho da régua de cobrança por meio de um painel de indicadores, identificando em quais etapas estão os maiores índices de sucesso.
• Automação Inteligente
  A régua da Neofin utiliza inteligência para ajustar a régua com base no comportamento do cliente. Por exemplo, caso o cliente quite a dívida antes de uma etapa, as próximas mensagens são automaticamente suspensas.
  

Benefícios da régua de cobrança

1. Redução da Inadimplência: As interações automáticas e personalizadas aumentam significativamente as taxas de pagamento no prazo.
2. Produtividade da Equipe: Elimina tarefas manuais e permite que a equipe financeira foque em atividades estratégicas.
3. Manutenção do Relacionamento: A régua de cobrança estruturada evita abordagens invasivas, contribuindo para relações duradouras com os clientes.
4. Eficiência Operacional: Todas as etapas do processo são monitoradas e ajustadas automaticamente, garantindo resultados consistentes.

Com a régua de cobrança da Neofin, sua empresa ganha organização, eficiência e tranquilidade para gerir recebíveis. Automatize seu processo e otimize suas finanças enquanto mantém o foco no que realmente importa: crescer de forma saudável e sustentável.

Sistema Completo de Pagamentos e Cobranças

A Neofin é mais do que um simples sistema de cobranças – é uma solução completa que transforma a gestão financeira da sua empresa. 

Oferecendo recursos de ponta para cobranças recorrentes, nossa plataforma foi desenvolvida para atender negócios de todos os tamanhos, com total segurança, automação e eficiência.

O que a Neofin oferece?

CRM de Cobrança Integrado

Centralize todas as informações de seus clientes e históricos de pagamentos em um único lugar. Acompanhe negociações, registre tarefas e gerencie todas as comunicações. 

Gestores financeiros podem acompanhar o desempenho da equipe e atribuir responsáveis pela cobrança diretamente pelo sistema, otimizando a gestão de cobrança.

 Régua de Cobrança Automatizada e Inteligente

Nosso sistema permite definir cadências de cobrança diferentes para cada cliente ou perfil, ajustando o número de contatos e os canais (WhatsApp, e-mail e SMS) de acordo com o perfil de pagamento.

Utilize tons de voz distintos nas mensagens: amigáveis para bons pagadores, firmes para pagadores duvidosos e rigorosos para maus pagadores. A régua inteligente da Neofin aumenta o percentual de recuperação de atrasos e inadimplência.

Protesto Digital Desburocratizado

Nosso processo de protesto é completamente digital e desburocratizado. Com a Neofin, sua empresa não precisa realizar o protesto fisicamente através do cartório, nem fica limitada às regras do banco. 

Defina regras de protesto diferentes para cada grupo de clientes (ex: 7, 14 ou 30 dias de atraso). A Neofin não cobra para retirar títulos de protesto, e toda a anuência é feita digitalmente após o pagamento. 

A média de recuperação dos títulos protestados pela Neofin é de 50%, gerando centenas de milhares de reais de retorno para nossos clientes. Acompanhe cada etapa do protesto através de nossos painéis.

Cobrança Recorrente

A Neofin aceita pagamentos através dos canais mais convenientes para os seus clientes:

• Cartões de crédito, com suporte para as principais bandeiras.
• Pix (QR Code e Copia e Cola), garantindo rapidez e pagamentos instantâneos.
• Boletos Bancários, com emissão automatizada e facilidade de acompanhamento.
• Bolepix (boleto com QR Code)

Tudo com conciliação bancária automática e integração ao ERP da sua empresa.

Negativação Digital

Similar ao protesto digital, nosso processo de negativação é feito de forma totalmente automatizada através do birô de crédito do Serasa, otimizando tempo e recursos.

Gestão Integrada com ERP

Otimize sua operação com a integração completa da Neofin aos principais sistemas de gestão empresarial (ERP).

Portal de Renegociação Automática

O Portal de Renegociação Automática da Neofin é uma extensão indispensável para empresas que buscam otimizar a recuperação de créditos:

• Criação de Campanhas Personalizadas: Estabeleça critérios de elegibilidade, como o valor mínimo da dívida, quantidade de parcelas em atraso, e prazos mínimos para renegociação.
• Diversas Formas de Pagamento: Ofereça aos clientes a flexibilidade de escolher entre boleto, Pix, e cartão de crédito para quitar suas dívidas.
• Acompanhamento em Tempo Real: Monitore o progresso das negociações com relatórios detalhados, garantindo uma visão clara de suas operações.
• Autonomia para os Clientes: Permita que os clientes resolvam pendências financeiras com uma interface intuitiva, projetada para facilitar a navegação e a tomada de decisão.
• Comunicação Automática e Eficaz: Nossa régua de comunicação assegura que os clientes recebam notificações estratégicas em cada etapa da negociação.

Relatórios Estratégicos em Tempo Real

Obtenha insights detalhados sobre o desempenho das cobranças e acompanhe o fluxo financeiro da sua empresa de forma prática e transparente.

Por que escolher a Neofin?

• Facilidade de Uso: Uma interface amigável para usuários de todos os níveis.
• Automação Completa: Reduza trabalhos manuais e ganhe eficiência na gestão financeira.
• Flexibilidade: Personalize sua régua de cobrança e escolha as melhores formas de pagamento para o seu negócio.
• Resultados Reais: Recupere créditos com mais velocidade e reduza drasticamente as taxas de inadimplência.

Centralize a gestão de cobranças da sua empresa com a Neofin. Experimente o que há de melhor em automação, segurança e performance financeira. 

Agende uma demonstração gratuita e descubra como a Neofin pode otimizar suas cobranças e reduzir a inadimplência.

Publicado por

Laura Camargo

Laura lidera uma equipe apaixonada, desenvolvendo soluções tecnológicas para automatizar processos financeiros, com o objetivo de transformar a gestão de caixa e ajudar empresas a serem mais eficientes.