O seu negócio realmente sabe como cobrar boleto em aberto? Se você está neste artigo, certamente busca dicas e exemplos sobre como realizar a cobrança e é isso o que vamos explorar aqui.
Cobrar boletos em aberto pode ser uma tarefa desafiadora, tanto para empresas, quanto para consumidores.
Quando um pagamento não é realizado dentro do prazo, é necessário saber como agir de forma eficiente e respeitosa para resolver a situação sem prejudicar o relacionamento com o cliente.
Ao compreender as melhores práticas para cobrar dívidas, é possível evitar constrangimentos e aumentar a taxa de recuperação de valores devidos.
Neste artigo, explicaremos estratégias e dicas práticas para realizar cobranças de forma eficaz, auxiliando você a manter a saúde financeira do seu negócio.
Boa leitura!
Índice:
Como cobrar boleto em aberto?
Para realizar uma cobrança, é importante considerar alguns aspectos que podem te ajudar a receber o pagamento e não incomodar possíveis clientes fiéis. Abaixo, apresentamos algumas dicas de como cobrar boleto em aberto:
💡Leia também: Inteligência artificial na cobrança: confira as vantagens e como usar
Entre em contato com o cliente
Para realizar uma cobrança adequada, é importante entrar em contato com o cliente, com mensagens claras e respeitosas.
Para isso, é necessário selecionar o canal de comunicação adequado para garantir que a mensagem seja recebida e compreendida.
O WhatsApp e o e-mail são opções amplamente utilizadas para este tipo de comunicação.
O WhatsApp permite uma abordagem mais direta e pessoal, enquanto o e-mail oferece um registro formal da interação. Existem ainda, ferramentas de automação que disparam mensagens por meio destes canais.
Além dessas opções, ligações telefônicas e mensagens de texto (SMS) também são eficazes, dependendo do perfil do cliente e da urgência do pagamento.
É importante manter um tom amigável e profissional, explicando a situação de forma objetiva e oferecendo uma solução, como a possibilidade de renegociar o prazo ou parcelar o valor devido.
Exemplo de texto de cobrança:
Ao criar um texto de cobrança, busque abordar alguns pontos-chave para garantir clareza e eficiência na comunicação.
O texto deve ser direto, explicando a situação de maneira objetiva e destacando a importância do pagamento em atraso para evitar a cobrança de juros e taxas.
Deve-se incluir o valor devido, a data de vencimento original e uma nova data limite para pagamento, embora esta inclua os juros de atraso.
Além disso, ofereça informações sobre as formas de pagamento disponíveis e inclua um contato para que o cliente possa tirar dúvidas ou informar sobre o pagamento realizado.
Manter um tom amigável e profissional é fundamental para preservar o relacionamento com o cliente e aumentar as chances de receber o pagamento.
Abaixo, compartilhamos exemplos de texto para disparo via WhatsApp e e-mail, mas que também podem ser aproveitados em outros canais.
Cobrança por email
Abaixo, confira um modelo de texto indicado para cobrança via email.
Utilize-o como base e adapte para a realidade, linguagem, toz e voz de sua empresa e não esqueça de anexar a segunda via do documento para pagamento:
“Assunto: Aviso de Pagamento Pendente – [Nome da Empresa]
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Esperamos que esta mensagem o(a) encontre bem. Constatamos que o boleto referente à fatura (ou compra) de [mês/ano ou dia/mês], no valor de [valor] encontra-se em aberto, com vencimento original em [data]. Para evitar a incidência de juros e encargos adicionais, solicitamos gentilmente que o pagamento seja efetuado até [nova data de vencimento].
Por favor, veja abaixo as instruções para o pagamento:
Valor: [valor]
Nova data de vencimento: [nova data]
[Instruções de pagamento]
Caso já tenha realizado o pagamento, pedimos que desconsidere este e-mail. Em caso de dúvidas ou necessidade de mais informações, estamos à disposição para atendê-lo(a) por meio do nosso WhatsApp [número] ou e-mail [endereço].
Agradecemos a sua atenção e colaboração.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Contato]’
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Cobrança por WhatsApp
Abaixo, você confere um modelo de mensagem via WhatsApp. Além do texto, também anexe a segunda via. Adapte o texto como preferir, pois trata-se apenas de uma sugestão:
“Olá, [Nome do Cliente]. Tudo bem?
Verificamos que o boleto referente à sua fatura (ou compra) de [mês/ano ou dia/mês], no valor de [valor], encontra-se em aberto com vencimento original em [data]. Para evitar a incidência de juros e encargos, solicitamos que o pagamento seja efetuado até [nova data de vencimento].
Aqui estão as instruções para pagamento:
Valor: [valor]
Nova data de vencimento: [nova data]
[Instruções de pagamento]
Caso já tenha realizado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem. Em caso de dúvidas ou necessidade de mais informações, estamos à disposição por meio do [canal de atendimento e indicação de telefone ou e-mail].
Agradecemos a sua colaboração!
[Nome da Empresa]”
Ofereça opções de pagamento
Oferecer várias opções de pagamento ao cliente pode aumentar as chances de regularização de boletos em aberto.
É importante destacar métodos práticos e amplamente utilizados no Brasil, como pagamento via PIX, além da leitura tradicional do código de barras do boleto.
Muitos boletos também podem ser pagos com cartões de crédito. Normalmente, por meio do aplicativo do banco, o usuário consegue ler o código de barras e pagar com o limite de crédito disponível.
Alguns boletos recorrentes, por sua vez, podem ser cadastrados em débito em conta.
Portanto, é importante informar os clientes sobre as diversas possibilidades para a realização do pagamento.
Envie uma 2ª via do boleto
Enviar uma segunda via do boleto junto aos lembretes de pagamento e cobranças é uma prática comum e eficiente.
Ao emitir a segunda via, é importante incluir informações claras e detalhadas, como o novo vencimento, possíveis acréscimos de juros e multas, e as instruções para efetuar o pagamento.
O novo boleto deve ser acessível facilmente pelo cliente, seja por meio de um link direto enviado por e-mail, SMS, ou WhatsApp, ou disponibilizado no site ou aplicativo da empresa.
Faça uma renegociação
Renegociar uma dívida é uma estratégia eficaz para recuperar valores em aberto, especialmente no contexto brasileiro.
Para oferecer uma renegociação, é importante, primeiramente, possibilitar a opção de parcelamento do valor devido.
A redução de juros e multa e a extensão do prazo para pagamento também são fatores que podem ser considerados.
Para iniciar a renegociação, entre em contato com o cliente explicando as opções disponíveis e destacando os benefícios de regularizar a dívida, como evitar a negativação do nome.
Ainda, forneça um canal de atendimento, como telefone ou e-mail, para que o cliente possa discutir os detalhes e tirar dúvidas.
É claro que, antes de tudo, a empresa analise quais opções de renegociação pode oferecer. Afinal, nem sempre a realidade do negócio possibilita medidas muito flexíveis.
O que fazer quando o cliente não paga o boleto?
Em caso de não recebimento do pagamento, é recomendável seguir os seguintes passos:
- Envio de lembretes: comece enviando lembretes antes e logo após a data de vencimento do boleto. Utilize canais como e-mail, SMS e WhatsApp para garantir que o cliente esteja ciente da pendência;
- Contato por telefone: se os lembretes não surtirem efeito, entre em contato diretamente com o cliente, por meio de ligação telefônica;
- Proposta de renegociação: Antes de tomar medidas mais incisivas, ofereça a possibilidade de renegociar a dívida, como indicado anteriormente;
- Notificação formal: Após as tentativas anteriores, avalie enviar uma notificação formal para o endereço do cliente. Este documento deve relembrar a pendência e as consequências de não quitar a dívida;
- Ação legal: Se todas as tentativas amigáveis falharem, considere tomar medidas legais. É possível realizar o protesto do boleto em cartório ou até mesmo entrar com uma ação judicial para recuperação do crédito.
Outro ponto importante é manter um registro detalhado de todas as tentativas de contato e comunicações.
Lembre-se que o caminho mais correto sempre será o cliente com respeito e profissionalismo, buscando resolver a situação da maneira mais amigável possível para preservar o relacionamento comercial.
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FAQ: Como Cobrar Boleto em Aberto
1. Quais são os principais canais de comunicação recomendados para realizar cobranças de boletos em aberto?
Para realizar cobranças de forma eficiente, é fundamental escolher o canal de comunicação que mais se adequa ao perfil do cliente. O WhatsApp e o e-mail são amplamente utilizados, pois o WhatsApp permite uma abordagem direta e pessoal, enquanto o e-mail oferece um registro formal. Outras opções incluem ligações telefônicas e mensagens de texto (SMS), que também podem ser eficazes dependendo da urgência do pagamento e do cliente em questão.
2. Como manter um tom amigável e profissional ao redigir uma mensagem de cobrança?
Manter um tom amigável e profissional é essencial para não prejudicar o relacionamento com o cliente. Utilize uma linguagem clara, direta e respeitosa. Explique a situação objetivamente, destaque a importância de regularizar o pagamento e ofereça soluções, como a possibilidade de renegociar o prazo. O foco deve estar em resolver a situação de forma cooperativa, mostrando empatia e profissionalismo.
3. É necessário enviar uma segunda via do boleto junto com o lembrete de pagamento?
Sim, enviar uma segunda via do boleto junto com o lembrete é uma prática eficaz. Isso facilita para o cliente que, muitas vezes, pode ter perdido o documento original ou estar com dificuldades de acessá-lo. Certifique-se de que o novo boleto contenha informações claras, como o novo vencimento, possíveis acréscimos de juros e multas, e as instruções para pagamento. Disponibilizar o boleto por meio de links enviados por e-mail, SMS, ou WhatsApp é uma estratégia prática.
4. Quais são as melhores práticas para renegociar dívidas com clientes que estão em atraso?
Renegociar dívidas pode ser uma boa forma de recuperar valores em aberto. Ofereça opções de parcelamento, reduza juros e multas, ou estenda o prazo de pagamento, se possível. Entre em contato com o cliente de forma amigável, explique as opções disponíveis e os benefícios de regularizar a dívida, como evitar a negativação do nome. Mantenha sempre um canal de comunicação aberto para esclarecer dúvidas e discutir detalhes.
5. Quais opções de pagamento podem ser oferecidas para facilitar a quitação de um boleto em aberto?
Diversificar as opções de pagamento pode aumentar a taxa de sucesso na cobrança. Além do tradicional pagamento via código de barras, ofereça opções como PIX, cartão de crédito ou débito em conta para boletos recorrentes. Essas alternativas são práticas e amplamente utilizadas, facilitando a vida do cliente e aumentando as chances de quitação.
6. Como lidar com clientes que não respondem aos lembretes de pagamento?
Caso o cliente não responda aos lembretes, é importante intensificar o contato de forma respeitosa. Comece com lembretes suaves antes e logo após o vencimento. Se não houver resposta, tente uma abordagem mais direta, como uma ligação telefônica. Persistência com respeito é a chave. Em última instância, considere enviar uma notificação formal para reforçar a urgência do pagamento.
7. Quando é apropriado considerar ações legais para cobrança de boletos em aberto?
Ações legais devem ser consideradas apenas como último recurso, após todas as tentativas amigáveis terem sido esgotadas. Antes disso, envie lembretes e notificação formal. Se mesmo assim o cliente não pagar, você pode protestar o boleto em cartório ou entrar com uma ação judicial. Essa decisão deve ser tomada com cautela, pois pode impactar o relacionamento com o cliente.
8. Como garantir que as informações de pagamento sejam claras e acessíveis ao cliente?
Para garantir clareza e acessibilidade, envie um lembrete de pagamento detalhado, incluindo o valor devido, nova data de vencimento e instruções claras de pagamento. Ofereça múltiplos canais de suporte, como e-mail e WhatsApp, para que o cliente possa tirar dúvidas ou comunicar o pagamento realizado. Documentos e links devem ser fáceis de acessar.
9. Quais são os benefícios de usar ferramentas de automação para cobranças de boletos?
A ferramenta de automação da Neofin torna o processo de cobrança mais eficiente e menos suscetível a erros. Ela permite o envio de lembretes automáticos, segunda via de boletos, e oferece relatórios detalhados sobre o status das cobranças. Isso libera o time financeiro para focar em tarefas mais estratégicas, aumentando a produtividade e reduzindo a inadimplência.
10. Como equilibrar a necessidade de cobrar dívidas sem comprometer o relacionamento com o cliente?
Para manter um bom relacionamento enquanto cobra dívidas, seja transparente e empático em todas as comunicações. Use uma abordagem respeitosa e ofereça soluções que facilitem o pagamento, como opções de renegociação e parcelamento. Demonstrar compreensão das dificuldades do cliente ajuda a construir confiança e mantém a relação comercial saudável, mesmo em situações delicadas.
Se você se perguntava como cobrar boleto em aberto, este artigo certamente esclareceu alguns passos que podem ser efetivos.
Adotar essas práticas aumenta as chances de recuperação do valor devido e auxilia a manter uma boa imagem da empresa perante seus clientes e o mercado.
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