Uma cobrança representa muito mais do que uma simples transação. Ela envolve um compromisso entre partes, onde a confiança e o respeito aos prazos acordados são essenciais para a saúde financeira de ambas as empresas. No entanto, segundo dados internos da Neofin, mais de 40% das contas apresentam atraso, resultando em impactos significativos no fluxo de caixa das empresas. Neste artigo, abordaremos como a comunicação, aliada a um sistema de cobrança estruturado, pode fortalecer o compromisso dos devedores e garantir maior eficácia no recebimento.
1. Entenda as razões para o atraso nos pagamentos
As razões para o descumprimento de compromissos financeiros são variadas, e cabe ao setor de cobrança identificar cada caso para oferecer uma abordagem eficaz. Entre os principais motivos, destacam-se:
- Desorganização interna: Empresas que possuem falhas em seu próprio gerenciamento financeiro podem acabar esquecendo prazos de pagamento.
- Falta de comunicação: A ausência de uma comunicação proativa pode fazer com que os devedores não estejam plenamente cientes das suas obrigações.
- Problemas de fluxo de caixa: Em alguns casos, as empresas enfrentam dificuldades em honrar compromissos devido a limitações de caixa.
- Intenção de não pagamento: Situações mais graves envolvem casos em que a empresa não demonstra disposição de regularizar a dívida, o que requer uma intervenção mais rígida.
Identificar a causa do atraso é fundamental para determinar a melhor estratégia de cobrança. A partir disso, é possível desenvolver um sistema de cobrança automatizado que categorize os devedores e ajuste as ações de acordo com o perfil de cada empresa.
2. Comunicação clara desde o início da transação
Uma comunicação bem estruturada é a primeira etapa para garantir o compromisso com a cobrança. Desde a efetivação da transação, é importante que o devedor seja informado, de forma clara, sobre os termos de pagamento e as consequências de eventuais atrasos. A Neofin recomenda a utilização de múltiplos canais de comunicação para garantir o máximo de alcance e engajamento. Ferramentas como o e-mail, WhatsApp e SMS são eficazes para lembrá-los dos compromissos e para criar um histórico de comunicação.
3. Estabeleça lembretes preventivos com uma régua de cobrança eficiente
A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para a gestão de recebíveis, pois permite automatizar o envio de lembretes em momentos estratégicos. Antes do vencimento, uma abordagem preventiva auxilia na construção de um relacionamento saudável, evitando a necessidade de uma cobrança direta. As principais práticas para uma régua de cobrança eficaz incluem:
- Envio de lembretes a cada etapa crítica, como , por exemplo, 3 dias antes do vencimento e no próprio dia de vencimento.
- Comunicação amigável nos primeiros contatos, reforçando a importância do compromisso.
- Adaptação da régua de cobrança para cada tipo de devedor, ajustando a frequência e o tom da comunicação.
Esse processo não apenas melhora as chances de recebimento, mas também ajuda a empresa a identificar devedores que podem enfrentar dificuldades e que podem ser melhor atendidos com alternativas de negociação.
4. Avalie o comportamento do devedor
Após o vencimento, a maneira como o devedor responde à cobrança é um indicativo importante sobre o compromisso com o pagamento. Devedores que ignoram mensagens ou abrem e-mails sem retornar indicam, muitas vezes, uma falta de interesse em resolver a pendência, o que demanda um tratamento mais assertivo. Nesses casos, estratégias como o protesto e a negativação podem ser acionadas, dependendo da política da empresa.
No entanto, devedores que respondem, ainda que indicando dificuldades financeiras, demonstram boa fé e um desejo de acertar suas contas. Para esses clientes, é possível oferecer condições especiais, como renegociações ou prorrogações de prazo, buscando manter a relação comercial de forma saudável e construtiva.
5. Ferramentas e sistemas de cobrança automatizados
Para aprimorar a gestão de cobranças, o uso de um sistema de cobrança automatizado pode fazer toda a diferença, especialmente na cobrança B2B. Essas ferramentas auxiliam a equipe financeira a organizar prazos, automatizar lembretes e monitorar o histórico de cada devedor, o que possibilita uma abordagem mais estratégica. Com um CRM de cobrança bem configurado, é possível segmentar clientes, identificar padrões de comportamento e ajustar a régua de cobrança de acordo com o perfil de cada cliente.
A tecnologia permite que a equipe financeira se concentre em atividades mais estratégicas, como a análise de dados para identificar clientes que necessitam de uma abordagem diferenciada. Além disso, com um sistema de cobrança bem estruturado, é possível reduzir o risco de inadimplência e melhorar o fluxo de caixa da empresa, fortalecendo a sustentabilidade financeira.
6. A importância de indicadores e dados de cobrança
Contar com dados e indicadores é essencial para acompanhar a eficiência das estratégias de cobrança. Indicadores como a taxa de abertura de e-mails, tempo médio de pagamento e percentual de inadimplência são algumas das métricas importantes que toda equipe financeira deveria acompanhar. A análise desses dados, realizada por ferramentas automatizadas, possibilita ajustes na régua de cobrança e nas estratégias de renegociação, melhorando os índices de recebimento.
7. Diferenciação entre clientes fiéis e inadimplentes críticos
Com uma análise detalhada, é possível diferenciar os clientes que demonstram intenção de pagamento dos que possuem um histórico de inadimplência. A Neofin acredita que uma estratégia de cobrança personalizada para cada tipo de devedor traz resultados mais positivos e fortalece o relacionamento com os clientes que estão comprometidos com a empresa.
Clientes que valorizam a parceria comercial e desejam continuar a relação podem receber condições facilitadas, enquanto devedores críticos, que apresentam alta reincidência de inadimplência, devem ser tratados com um plano mais assertivo e uma cobrança mais rigorosa.
Implementando a ciência da cobrança com a Neofin
Na Neofin, a cobrança vai além de um processo manual e repetitivo: ela é estratégica e orientada por dados. Com ferramentas como régua de cobrança automatizada e CRM, nossa plataforma permite que os times financeiros se concentrem em ações estratégicas, eliminando tarefas operacionais e repetitivas. Isso não só aumenta a produtividade como também melhora o fluxo de caixa das empresas.
Régua de Cobrança Inteligente: Cliente Diferentes, Cobranças Diferentes
Nossa régua de cobrança é projetada para oferecer uma abordagem personalizada, que aumenta significativamente a taxa de conversão de cobrança em caixa. Nossa régua automatizada segmenta os clientes por perfil de pagamento, o que permite um tratamento mais assertivo e eficaz, com estratégias adequadas para cada tipo de devedor:
- Bom Pagador: clientes que, em geral, mantêm os pagamentos em dia. Para esses, a comunicação é leve e amigável, reforçando o compromisso positivo e oferecendo lembretes sutis para manter a pontualidade.
- Pagador Duvidoso: clientes que eventualmente atrasam, mas que, com um incentivo ou lembrete estratégico, podem regularizar o pagamento. Para eles, criamos cadências de cobrança que intensificam os contatos conforme a aproximação do vencimento, utilizando um tom de voz que destaca a importância da pontualidade para a continuidade dos serviços.
- Mal Pagador: clientes com histórico recorrente de atraso ou inadimplência. Para esse perfil, aplicamos uma estratégia de cobrança mais direta e rigorosa, com uma comunicação incisiva (mas respeitosa) que reforça a necessidade de cumprimento do compromisso.
A régua de cobrança da Neofin opera por meio de múltiplos canais – WhatsApp, e-mail e SMS –, garantindo que os devedores recebam os lembretes de forma constante e não percam as notificações. Essa segmentação de perfis, aliada a uma comunicação ajustada e multi-canal, proporciona um aumento notável nas taxas de recuperação.
Negativação e Protesto de Dívida
Para casos de inadimplência severa, a Neofin oferece a possibilidade de negativação e protesto de dívida de forma ágil e sem burocracias. Este serviço é acionado automaticamente quando a régua de cobrança identifica que o devedor se enquadra em um perfil de alto risco de inadimplência e não demonstrou intenção de pagamento. Esse recurso reforça a urgência de quitação e contribui para que as empresas tenham mais segurança e controle sobre seu fluxo de caixa.
Integração com ERP para uma Gestão de Cobrança Simplificada
Para garantir uma gestão de cobrança ainda mais eficaz, todas as soluções da Neofin podem ser integradas ao ERP que sua empresa já utiliza. Essa integração permite uma sincronização automática dos dados financeiros e de clientes, eliminando retrabalho, evitando erros e garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis para a equipe de cobrança.
Quer potencializar a gestão de cobranças da sua empresa? Entre em contato agora mesmo com a Neofin, conheça nossas soluções integradas e veja como nosso sistema de cobrança automatizado pode alavancar o seu fluxo de caixa. Preencha o formulário e agende uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas!
