Enviar uma mensagem de cobrança para o cliente pode parecer uma situação desconfortável ou até chata. Porém, cobrar o cliente inadimplente é necessário.
Normalmente, as mensagens de cobrança são mais formais e podem ser enviadas em diferentes canais, como o SMS, WhatsApp, e-mail ou carta.
No entanto, é importante se comunicar de forma cordial e empática, para não afastar o cliente e dificultar que ele pague o que está devendo.
Neste artigo, separamos algumas boas práticas para que você possa enviar uma mensagem de cobrança amigável e tenha êxito em sua abordagem. Boa leitura!
Qual a importância de cobrar o cliente do jeito certo?
A forma como uma empresa se comunica com os clientes têm um grande impacto em como a marca é vista. Então, nada melhor do que uma comunicação amigável para gerar uma boa impressão.
Antes de redigir a mensagem, exerça a empatia. Se colocar no lugar dos clientes e refletir como ele irá se sentir ao ler a mensagem é uma excelente ferramenta para saber como está a comunicação com o cliente.
Além disso, as mensagens de cobranças são ferramentas importantes para preservar o relacionamento com o cliente, uma vez que cobrá-lo não significa que a relação com ele vai acabar.
As mensagens de cobrança, desde que sejam cordiais e sejam claras, podem até mesmo fortalecer a relação e abrir espaços para resolver mal-entendidos e ter diálogos mais construtivos.
Por fim, esse tipo de contato possui exigência legal em algumas situações, até porque serve como um registro formal de que a empresa está tentando ter o pagamento da conta antes de tomar outras medidas, como processos ou negativações.
💡Leia também: Modelos de cobrança: as 5 melhores opções para seu negócio
Como funciona uma mensagem de cobrança?
As mensagens de cobrança podem ser enviadas por diferentes canais, basta escolher o que melhor se adapta ao seu modelo de negócio e canal em que o cliente mais usa.
Os canais mais utilizados são WhatsApp, e-mail, SMS ou até mesmo carta. Como vivemos na era dos smartphones, talvez a comunicação pelo celular seja mais rápida, eficaz e com uma probabilidade maior do cliente ver e retornar.
Quando a empresa deve enviar uma mensagem de cobrança?
As empresas devem se atentar a esse aspecto, para evitar erros ou envios de mensagens sem necessidade.
O ideal é separar momentos em relação ao vencimento, para estabelecer prazos e padrões de envio. Podem ser antes, no dia e após o vencimento da fatura.
É aconselhável que a primeira mensagem seja enviada como forma de lembrete e se o pagamento não for efetuado no dia do vencimento, já pode entrar com as mensagens padrão do após vencimento.
Quais são os meios para enviar mensagens de cobrança?
Os meios de comunicação são bem variados e podem ir além dos convencionais que já citamos.
Mas vale ressaltar que eles devem ser adaptados às necessidades de cada negócio e do cliente. A escolha também depende de fatores como a frequência de cobrança, valor que será cobrado e urgência do recebimento.
Alguns meios de cobrança mais utilizados pelas empresas e que contribuem para uma gestão financeira mais eficiente são:
- E-mail;
- Ligação para o celular;
- SMS;
- Plataformas digitais de cobrança e pagamento;
- Aplicativos de cobrança.
O que escrever na mensagem de cobrança?
Seja mais cortês e demonstre empatia, afinal o cliente precisa se sentir respeitado pela sua empresa e pela transação que fez. Sendo assim, atente-se ao tom de voz e considere o tipo de linguagem que pode utilizar com ele.
Procure usar uma linguagem clara, simples e profissional. Para isso evite muitas abreviações, palavras complexas ou jargões e palavras que só os membros da empresa entenderiam.
Cuidado com o tamanho da mensagem. Tenha em mente que a maioria das pessoas não vão ler uma mensagem de cobrança muito longa, então mantenha frases e parágrafos curtos e seja objetivo. Se deseja receber o pagamento em dia, é melhor ir direto ao ponto.
5 modelos de mensagem de cobrança
Para te ajudar na tarefa de escrever uma mensagem de cobrança que o seu cliente dar atenção de verdade, separamos alguns modelos que irão te ajudar.
Você pode ficar à vontade para escrever e adaptá-las de acordo com o tom de voz da sua marca.
- Lembrete de pagamento antes do vencimento
“Olá [Nome do Cliente], tudo bem? Esperamos que você esteja bem. Gostaríamos de lembrar sobre o vencimento do pagamento para o [Produto/Serviço] fornecido em [Data].
Se tiver dúvidas ou precisar de assistência para efetuar o pagamento, estamos à disposição para ajudar. Agradecemos a atenção.”
- Cobrança no dia do vencimento
“Prezado(a) [Nome do Cliente], tudo bem? Esse é um aviso que o pagamento do [Serviço/Produto] está vencendo hoje.
Caso o pagamento não seja efetuado até às 23h59, irá ocorrer juros em cima do valor do [Serviço/Produto] comprado. Por favor, lembre-se do pagamento ao longo do seu dia. Abraço!”
- Cobrança após o vencimento
“Olá, prezado(a) [Nome do Cliente], notamos que o pagamento referente à compra do [Serviço/Produto], realizado em [Data], ainda não foi efetuado. O número da fatura é [Número da fatura] e o valor total é de [Valor do Produto/Serviço].
A pontualidade no pagamento é essencial para manter a nossa parceria forte e duradoura. Solicitamos, por gentileza, que o pagamento seja efetuado até o dia de [Nova Data de Vencimento].
Caso tenha alguma dúvida ou necessite de informações adicionais, por favor, não exite em entrar em contato conosco. Estamos aqui para te ajudar.”
- Novo lembrete de cobrança
Querido(a) [Nome do Cliente], esse é um novo lembrete referente ao [Serviço/Produto] adquirido em [Data], cujo pagamento ainda não foi efetuado.
A fatura de número [Número da fatura] no valor de [Valor] ainda está pendente e a regularização é fundamental para a continuidade da nossa parceria.
Compreendemos que imprevistos podem acontecer e estamos dispostos a conversar sobre novas opções de pagamento, caso haja necessidade. Por favor, entre em contato conosco para solucionarmos a pendência da melhor forma possível.”
- Cobrança com aviso de consequências
“Prezado(a) [Nome do Cliente], desejamos que esteja bem. Queremos alertar que o atraso no pagamento do [Produto/Serviço] adquirido em [Data], pode apresentar consequências significativas.
Caso não recebamos o pagamento até [Nova Data Limite], seremos obrigados a tomar medidas legais. Sua atenção imediata é necessária para evitar esse tipo de ação. Agradecemos a compreensão.”
Quais são as vantagens de fazer uma cobrança do jeito certo?
Apesar de não ser uma tarefa fácil, as mensagens de cobrança regulares, planejadas e com uma comunicação assertiva com o seu cliente, podem manter a saúde do financeiro da empresa.
Além disso, isso não facilita apenas na recuperação do dinheiro, mas também ajuda o caixa a manter um registro limpo de contas a receber.
O melhor de tudo é que seguindo as boas práticas que vimos aqui, ajudará no fortalecimento da imagem da sua empresa, mostrando que leva a sério os termos de pagamentos e contratos.
Isso estabelece uma expectativa clara de ordem e profissionalismo, incentivando o cliente a cumprir com os compromissos financeiros com a sua empresa. E mantém o cliente fiel, ajudando no pós-vendas do seu negócio.
💡Leia também: Processo de cobrança: como funciona e qual a sua importância
Conheça a gestão financeira na Neofin
Com a estratégia de cobrança da Neofin, a sua empresa terá otimização e automação dos fluxos de cobrança e caixa em uma plataforma simplificada e inteligente.
Com o uso da IA, a Neofin integra ao software de sistema de cobrança dinamismo, agilidade e personalização de acordo com o perfil da empresa, comportamento de compra e pagamento do cliente.
Com o software é totalmente possível atingir o cliente por meio de múltiplos canais, maximizando o pagamento e diminuindo a inadimplência.
Conclusão
Como podemos ver, as mensagens de cobrança destinada aos clientes inadimplentes ou os lembretes de pagamento, são indispensáveis para manter a saúde financeira da sua empresa, além de mostrar o profissionalismo do negócio.
Se você estava em dúvida sobre como estruturar e enviar as mensagens, agora pode contar com a ajuda dos exemplos que listamos e adaptá-los de acordo com a linguagem do seu negócio.
Mas se deseja simplificar o envio de mensagens, conte com a Neofin! Com nosso software de gestão de cobranças, você consegue automatizar o conteúdo da mensagem, datas de envio e canais de comunicação.
Conheça a régua de cobrança da Neofin e descubra uma gestão de cobrança simplificada!
