Régua de cobrança: o que é, quando e como fazer [passo a passo]

A inadimplência anda tirando o sono de muitos empreendedores por aí. Quando os pagamentos atrasam com frequência, muitos ficam sem saber como lidar com a situação. Nesses casos, a régua de cobrança, sem dúvidas, é uma das possíveis soluções.

Mas, para além de ajudar com os problemas relacionados à inadimplência, a régua de cobrança é uma ferramenta útil para organizar e otimizar a gestão de cobranças como um todo. 

Em resumo, ela é um plano de ação, com uma série de etapas que são seguidas para entrar em contato com clientes inadimplentes. O objetivo? Receber o que é devido sem criar uma situação tão desconfortável. 

Mas você sabe como montar uma régua que realmente funcione? Continue lendo e entenda, passo a passo, como fazer isso dar certo na sua empresa. 

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é um roteiro que define ações e contatos para cobrar clientes inadimplentes. 

É como um guia, com datas e métodos específicos para cada etapa da cobrança, desde mensagens amigáveis lembrando sobre vencimento de faturas, até medidas mais incisivas.

Por falar em cobrança, aproveite para conferir um guia com as melhores práticas para cobrar clientes que não pagam. 

Como funciona a régua de cobrança?

O roteiro, ou fluxo, de cobrança funciona a partir de uma sequência programada e estruturada de comunicações com o cliente, com o objetivo de incentivar o pagamento dentro do prazo e evitar a inadimplência. 

Mas como isso funciona na prática? Notificações sobre faturas pendentes, vencidas e prestes a vencer são enviadas por diversos canais, como e-mail, SMS, WhatsApp e telefone. Em alguns casos, cartas de cobrança também são utilizadas.

O controle da régua pode ser manual (com um cronograma de mensagens e contatos), ou, de preferência, automatizado por meio de um sistema de gestão.

Quando fazer a régua de cobrança?

Embora seja útil para diversos tipos de negócios, a régua é especialmente relevante para empresas com cobranças recorrentes, como serviços de assinaturas e mensalidades.

Os cenários ideais para implementar o fluxo de cobrança são quando a empresa experimenta um alto volume de inadimplência, sofre com a falta de organização e tem dificuldade em lidar com clientes inadimplentes. 

Em todo caso, o ideal é se preparar antes que a situação chegue a um nível mais sério – e perigoso.

Vantagens e importância para as empresas

Para sobreviver, qualquer empresa precisa faturar. Quando o faturamento não vai bem das pernas, a empresa corre riscos, em maior ou menor grau. 

Por isso, o setor de cobranças e seu controle de recebimentos é crucial para a saúde financeira da empresa. Logo, implementar ferramentas, sistemas e métodos que otimizem e impulsionam esses setores é essencial. 

Por isso, a régua de cobrança é uma ferramenta essencial para empresas que desejam profissionalizar a gestão de cobranças, reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa. 

Confira agora as vantagens um fluxo de comunicações ao cliente:

• Redução da inadimplência;
• Melhoria no fluxo de caixa;
• Recebimento descomplicado;
• Melhoria da eficiência operacional;
• Maior profissionalismo;
• Comunicação padronizada, personalizada e flexível;
• Melhoria na experiência do cliente, com uma atuação menos invasiva e mais respeitosa;
• Acompanhamento efetivo do histórico de cobranças.

Afinal, como fazer uma régua de cobrança?

Pode até parecer um bicho de sete cabeças, mas implementar um roteiro de cobrança na sua empresa não é tão complicado assim. 

Antes de qualquer coisa, é necessário entender que a régua é estabelecida de acordo com as especificidades de cada meio de pagamento, sendo eles: boleto bancário, cartão de crédito e débito automático. 

Feita essa classificação, vamos agora a um passo a passo de como fazer uma régua de cobrança:

1. Determine os estágios da cobrança

Primeiro, determine quantos passos o seu fluxo de cobrança vai ter e em quais momentos essas etapas entram em ação.

Em todo caso, o ideal é começar com lembretes amigáveis antes da conta vencer e aumentar a pressão caso o pagamento atrase. 

Pense num caminho que começa com um simples “oi, não esqueça de pagar”, até medidas mais sérias, como a negativação de devedores.

2. Defina os prazos

Para cada etapa, determine e comunique o tempo que o cliente terá para regularizar a situação. 

Esses prazos podem ser estipulados, por exemplo, de acordo com o ciclo de vendas do negócio e a sensibilidade do fluxo de caixa. 

Mas, vale lembrar, é importante sempre proporcionar um tempo razoável para o cliente efetuar o pagamento antes de partir para procedimentos mais incisivos. Só tome cuidado para não apertar demais, mas também não deixar solto.

3. Personalize as mensagens

Em seguida, crie um roteiro com mensagens que se conectem com seu cliente, sejam adequadas ao tom de voz da marca e, mais importante, refletem o estágio da dívida. 

Um detalhe importante dessa etapa é a personalização. Afinal, as mensagens precisam falar com o cliente de forma muito clara sobre a situação dele, com base no histórico de pagamento e de relacionamento. 

4. Ofereça condições especiais

Antecipar objeções e facilitar a regularização da dívida também faz parte da régua. Isso porque, em muitos casos, oferecer condições especiais de pagamento, como parcelamento ou desconto, pode incentivar o cliente a regularizar a dívida.

5. Canais de comunicação

Escolha como vai falar com os clientes em cada etapa, como e-mail, WhatsApp, SMS, ligação e carta. Em geral, para lembrar da data de pagamento, um e-mail deve bastar. Mas se o atraso for grande, talvez o melhor seja ligar. 

Em geral, a dica é usar os meios que façam sentido para o que quer comunicar, de acordo com a gravidade do atraso, e também considerando as preferências do cliente. 

Mas, quanto mais jeitos de a cobrança chegar no cliente, melhor a chance de ele ver e pagar.

Como a plataforma Neofin pode ajudar?

As equipes financeira e de cobrança, melhor que ninguém, sabem o quão complicado o processo de cobrança e recebimento podem ser. 

Entretanto, em plena era digital, sofrer com processos manuais, ter dores de cabeça com planilhas e ainda testemunhar a inadimplência subir nas alturas é, realmente, perda de tempo e dinheiro. 

Por isso, as empresas mais antenadas apostam em soluções de automatização de cobranças, como a Neofin. 

Se você precisa modernizar o processo de cobrança da sua empresa, conheça os benefícios da Neofin!

Conclusão

Em resumo, implementar a régua de cobrança é uma medida eficaz para manter as finanças de uma empresa saudáveis e os relacionamentos com os clientes mais fortalecidos. 

Seguindo o passo a passo deste guia, você consegue criar e implementar um processo claro e eficaz para recuperar dívidas e diminuir atrasos, e garantir um fluxo de caixa mais estável.

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Publicado por

Laura Camargo

Laura lidera uma equipe apaixonada, desenvolvendo soluções tecnológicas para automatizar processos financeiros, com o objetivo de transformar a gestão de caixa e ajudar empresas a serem mais eficientes.